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Outlook 2013 dazu bringen gesendete Mails standardmäßig auf dem IMAP-Server zu speichern

Tipp Microsoft Microsoft Office

Mitglied: colinardo

colinardo (Level 5) - Jetzt verbinden

07.06.2013, aktualisiert 05.04.2016, 44356 Aufrufe, 14 Kommentare, 2 Danke

Microsoft hat uns in Outlook 2013 wieder einige nützlichen Funktionen gestohlen. Unter anderem das konfigurieren des Ordners für "Gesendete Elemente". Dieser Tipp beschreibt wie man Outlook bei einem IMAP-Account dazu bringen kann die Mails wieder standardmäßig auf dem Server zu speichern.

Zunächst mal zur technischen Vorgehensweise die Outlook beim Einrichten eines IMAP-Kontos anwendet:

  • Als erstes überprüft Outlook ob der jeweilige IMAP-Server den speziellen XLIST oder LIST-ENHANCED Befehl beherrscht (siehe RFC6154) - mit dieser Befehlserweiterung kann der Client die speziellen Ordner für "Papierkorb" oder "Gesendete Elemente" identifizieren und zuordnen. Unterstützt der IMAP-Server diese Erweiterung macht Outlook automatisch die korrekte Zuordnung.
  • Unterstützt der Mailserver die Erweiterung jedoch nicht, sucht Outlook alternativ nach einem Ordner mit dem Namen "Sent Items"; wird dieser gefunden werden die gesendeten Mails automatisch in diesem auf dem Server abgespeichert.Wichtiger Hinweis: Diese Zuordnung geschieht aber nur beim Neueinrichten des Kontos, nachträgliches Anlegen dieses Ordners führt nicht zum Erfolg.
  • Findet Outlook keinen entsprechend benannten Ordner werden die gesendeten Mails nur lokal gespeichert oder Outlook erstellt einen eigenen Ordner auf dem IMAP-Server.

ERGO: Entweder man benutzt als Namen für den Gesendete Elemente Ordner den englischen Namen "Sent Items" oder man verschiebt eine Kopie der Mail mit einem automatischen Makro auf den Server (siehe Beispiel unten). Oder als lästige Alternative: Beim Senden der Mail lässt sich angeben wo diese in Kopie gespeichert werden soll.

Hätte mir von Microsoft zumindest gewünscht das die Konfiguration der speziellen Ordner zumindest in der Übergangszeit bis alle Mailserver die Erweiterungen unterstützen, erhalten geblieben wären. Aber erneut werden die Anwender nicht erhört sondern wieder vor die Wahl gestellt >> Entweder/Oder. So vergrault man treue Nutzer..

Grüße colinardo
Nachtrag:
Überprüfen ob der eigene Mailserver die LIST-Erweiterung unterstützt
Man gebe folgende Befehle in die Shell ein:
01.
telnet imap.euermailserver.de 143 
02.
a01 login USERNAME PASSWORD 
03.
b02 CAPABILITY
Jetzt sollte der Mailserver eine Liste der unterstützen Befehle ausgeben.
Wenn XLIST oder SPECIAL-USE auftauchen werden die speziellen Erweiterungen unterstützt.
Beispiel-Makro für Outlook zum automatischen verschieben der gesendeten Nachricht in einen benutzerdefinierten Ordner auf dem IMAP-Server
Das ganze im VBA-Editor(ALT-F11) in das Modul ThisOutlookSession einfügen und den Namen des Ordners in Zeile 2 angeben
Hinweis: Im Beispielcode muss sich der Ordner im Root-Verzeichnis des IMAP-Servers befinden
Das Makro berücksichtigt das Konto von dem aus die Mail gesendet wird, d.h. die Mails landen dann auch im entsprechenden IMAP-Konto.
01.
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean) 
02.
    NAME_DES_SENTMAIL_ORDNERS = "Gesendete Objekte" 
03.
    Dim sentFolder As Folder 
04.
    On Error Resume Next 
05.
    Set sentFolder = Item.SendUsingAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(NAME_DES_SENTMAIL_ORDNERS) 
06.
    If Not sentFolder Is Nothing Then 
07.
        Set Item.SaveSentMessageFolder = sentFolder 
08.
    Else 
09.
        MsgBox "Der angegebene Ordner: '" & NAME_DES_SENTMAIL_ORDNERS & "' existiert nicht", vbExclamation 
10.
    End If 
11.
End Sub
Mitglied: Pesche
16.09.2013 um 14:56 Uhr
Hmm, vielen Dank. Das hilft mir allerdings nur beschränkt. Denn eigentlich möchte ich die Mails nicht auf dem IMAP-Server, sondern auf meinem Exchange-Server haben. Das hat mit Outlook 2010 gut geklappt, aber eben jetzt nicht mehr. Sie sind nämlich auf dem IMAP-Server, hab ich herausgefunden. Aber ich kann eben nicht mehr wählen, dass sie stattdessen usw. Aber ich nehme an, dass es eben jetzt heisst: Entweder so oder nicht...
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Mitglied: colinardo
16.09.2013, aktualisiert um 17:43 Uhr
@Pesche
das obige Script ließe sich problemlos so anpassen das die gesendete Mail auf deinem Exchange gespeichert wird...
Grüße Uwe
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Mitglied: Pesche
16.09.2013 um 18:13 Uhr
@Uwe. Jetzt bin ich wohl ein wenig überfordert. Hab das Skript implementiert, aber das klappt nicht; es kommt die mitprogrammierte Fehlermeldung. Das heisst wohl, dass ich das mit dem Rooten noch machen muss. Und da bin ich überfordert. Wie und wo mach ich das?
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Mitglied: colinardo
16.09.2013, aktualisiert 17.04.2015
Zitat von Pesche:
Das heisst wohl, dass ich das mit dem Rooten noch machen muss. Und da bin ich überfordert.
Wie und wo mach ich das?
Hier wird nix gerooted sind ja nicht auf einem Android System...
Es muss nur ein Ordner im Stammpfad deines IMAP-Servers mit dem in Zeile 2 angegebenen Namen angelegt werden, dann muss es funktionieren.
Solltest du die Mails wie gewünscht nicht auf dem IMAP sondern in deinem Exchange ablegen musst du die Zeile 5 des Scripts folgendermaßen anpassen:
Set sentFolder = Application.Session.Stores("##ExchangeAccount##").GetRootFolder.Folders(NAME_DES_SENTMAIL_ORDNERS) 
Dabei musst du das ##ExchangeAccount## durch den Namen des Rootknotens deines Exchange-Accounts wie er in der Ordneransicht von Outlook erscheint ersetzen. Und natürlich wieder den Namen des Gesendete Objekte Ordners in Zeile 2 des Scripts an deine Gegebenheiten anpassen.

Grüße Uwe
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Mitglied: Pesche
17.09.2013 um 08:14 Uhr
Hallo Uwe.
Ich weiss deine Bemühungen sehr zu schätzen, vielen Dank. Aber ich bin wohl zu beschränkt dafür. Es sieht jetzt so aus bei mir:

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
NAME_DES_SENTMAIL_ORDNERS = "Sent Items"
Dim sentFolder As Folder
On Error Resume Next
Set sentFolder = Application.Stores("peter.brechbuehler@phzh.ch").GetRootFolder.Folders(NAME_DES_SENTMAIL_ORDNERS)
If Not sentFolder Is Nothing Then
Set Item.SaveSentMessageFolder = sentFolder
Else
MsgBox "Der angegebene Ordner: '" & NAME_DES_SENTMAIL_ORDNERS & "' existiert nicht", vbExclamation
End If
End Sub

Und trotzdem funktioniert es nicht. Soll/kann ich dir einen Screenshot meiner Ordnerstruktur in Outlook online stellen?
Gruss Pesche
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Mitglied: colinardo
17.09.2013, aktualisiert 17.04.2015
Sorry,
da hatte ich gestern noch was vergessen habe es oben korrigiert.
01.
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean) 
02.
    Dim sentFolder As Folder 
03.
    On Error Resume Next 
04.
    Set sentFolder = Application.Session.Stores("peter.brechbuehler@phzh.ch").GetRootFolder.Folders("Sent Items") 
05.
    If Not sentFolder Is Nothing Then 
06.
        Set Item.SaveSentMessageFolder = sentFolder 
07.
    Else 
08.
        MsgBox "Der angegebene Ordner existiert nicht!", vbExclamation 
09.
    End If 
10.
End Sub
Grüße Uwe
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Mitglied: Pesche
17.09.2013 um 10:38 Uhr
Auch das klappt nicht. Keine Fehlermeldung, aber nach wie vor im Sent-Ordner des IMAP-Ordners gespeichert. Aber sonst lassen wir es, ich hab halt die gesendeten Mails einfach in zwei verschiedenen Ordnern, nicht so schlimm. Gruss, Pesche
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Mitglied: colinardo
17.09.2013, aktualisiert um 10:49 Uhr
dann ist die Ordner-Angabe bei dir noch falsch, mach mal das On Error Resume Next raus und sehe welche Fehlermeldung er dir bringt ...ansonsten helfe ich dir gerne via Teamviewer weiter wenn du möchtest, dann geht's 100 Prozent, versprochen!
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Mitglied: Pesche
17.09.2013 um 11:29 Uhr
Keine Fehlermeldung. Also ich hab nur diese Zeile rausgenommen, richtig?
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Mitglied: colinardo
17.09.2013, aktualisiert um 11:46 Uhr
kontrolliere nochmal genau deinen kopierten Code von meinem letzten Thread und poste mal ein Bild deiner Ordneransicht der Stores, am besten via PM, sonst kommen wir hier nicht weiter, oder Teamviewer ID und PW via PM.
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Mitglied: Pesche
17.09.2013 um 11:48 Uhr
Was heisst PW und PM?
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Mitglied: colinardo
17.09.2013, aktualisiert um 11:50 Uhr
Zitat von Pesche:
Was heisst PW und PM?
PW = Passwort
PM = Personal Message (hier über die Forumsfunktion)
damit wir hier den Thread nicht zumüllen
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Mitglied: cccThomasK
23.10.2013 um 18:04 Uhr
Hallo colinardo

vielen Dank für das Macro. Leider bekomme ich eine Fehlermeldung:
"Der Angegeben Ordner: " existiert nicht"
Wenn ich diese bestätige wird das e-mail aber in den richtigen ordner verschoben ...

Woran kann das liegen? Was mache ich falsch?

Lässt sich das Macro so erweitern das die Ordner:
"Gelöschte Elemente (nur dieser Computer)" nach Papierkorb
und
"Entwürfe (nur dieser Computer)" nach Entwurf
sowie
"Junk-E-Mail (nur dieser Computer)" nach Junk
verschoben werden?

Vielen dank für die Unterstützung

Thomas
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Mitglied: colinardo
23.10.2013, aktualisiert um 18:16 Uhr
Hallo Thomas,
Zitat von cccThomasK:
Leider bekomme ich eine Fehlermeldung:
"Der Angegeben Ordner: " existiert nicht"
Wenn ich diese bestätige wird das e-mail aber in den richtigen ordner verschoben ...

Woran kann das liegen? Was mache ich falsch?
Das schließt sich aber beides voneinander aus, denn wenn die Fehlermeldung kommt wird der Code in dem angegeben ist wo die Mail gespeichert werden soll, nicht ausgeführt. Denke du hast den "Gesendete Objekte"-Ordner in Zeile 2 nicht korrekt angegeben.

Lässt sich das Macro so erweitern das die Ordner:
"Gelöschte Elemente (nur dieser Computer)" nach Papierkorb
und
"Entwürfe (nur dieser Computer)" nach Entwurf
sowie
"Junk-E-Mail (nur dieser Computer)" nach Junk
verschoben werden?
müsste man mal evaluieren, aber das gehört nicht hier hin, bitte mach dazu einen extra Thread auf. Danke.

Grüße Uwe
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