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PDF scannen Bearbeitungszeit halbieren mit dem PDF Scanmanager

Tipp Multimedia Grafik

Mitglied: horstvogel

horstvogel (Level 2) - Jetzt verbinden

01.09.2013, aktualisiert 09:33 Uhr, 8586 Aufrufe, 9 Kommentare

PDF Scanmanager 1.2 für Windows Betriebssysteme im Zusammenspiel mit einem Netzwerkscanner

Hallo,
hier eine absolute Empfehlung von mir. Wer häufig Dokumente einscannen (als PDF) muss wird auf dieses Tool nicht verzichten wollen.
Das Programm überwacht die ganze Zeit ein Verzeichnis und wenn dort ein neues PDF drin ist wird dieses automatisch geöffnet und ich "muss" es abarbeiten. Sprich ich kann es nicht vergessen.
Also in der Praxis, ich gehe zu meinem "zentralen" Scanner (bei uns steht er auf dem Flur, Nutzung durch 4 Mitarbeiter), scanne mein Dokument in mein Verzeichnis Horst ein. Wenn ich an meinem Arbeitsplatz zurück bin, hat die Software das PDF schon geöffnet und ich kann loslegen.
Oder ich scanne ein Dokument für einen Kollegen ein, also nicht in mein Verzeichnis, und rufe dem Kollegen dann zu "hier hast Du Rechnung die Du gesucht hast lege bitte gleich im Verzeichnis... ab"

Seiten löschen, Seiten drehen, das Dokument als Email versenden, im Netzwerk abspeichern und es nutzt die Favoriten vom Datei Explorer, somit richtig interessant für die Betriebssysteme Windows 7 und Windows 8, damit kommt man richtig schnell zum richtigen Speicherort. Weiter gibt es die Möglichkeit sich Dateinamen die immer wiederkehrend sind z.B. Rechnung... als sogenannte Schlagworte für eine schnelle Beschriftung des Dateinamen selber zu erstellen.

Also für Arbeiten in Projektordnern und so weiter kann ich mir nicht mehr vorstellen wie wir vorher gearbeitet haben. Richtig gut!!
Einzige Gefahr ist natürlich wenn man einen PC Dummie dabei hat, der immer ausversehen in einem falschen Verzeichnis etwas abspeichert, der nervt natürlich Kollegen damit das diese immer seine PDF´s automatisch auf dem Bildschirm bekommen.

Also ich kann nicht mehr ohne!!

Übrigens bin ich mir nicht sicher wo ich diesen Tipp ablegen sollte, Grafik Multimedia ist vermutlich nicht richtig, Sorry!

http://pdfscanmanager.blogspot.de/


Mitglied: it-frosch
06.09.2013 um 11:27 Uhr
Hallo,

Auf der Seite ist keinerlei Impressum zu finden die Software ist beta.

grüße vom it-frosch
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Mitglied: copa017
06.09.2013 um 11:52 Uhr
Danke, habe das Impressum nachgetragen!
Beta bleibt aber
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Mitglied: heilgecht
06.09.2013 um 18:41 Uhr
Hallo,

unsere Scanner schicken PDFs gleich per E-Mail. Was für Vorteile hat PDF Scanmanager zu Scan to E-Mail?

Mit freundlichen Grüßen.
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Mitglied: copa017
06.09.2013 um 23:08 Uhr
Hallo heilgecht.
Wenn Dir Die "Scanto Email"-Funktion reicht und das PDF nicht weiter bearbeitet werden muss, gibt es ja keinen Grund Deine Arbeitsweise zu ändern.
Das Programm ist wirklich nur für einen kleinen Nutzerkreis interessant (und ist übrigens ein Hobbyprojekt).

Aber Horst Vogel hat ja ziemlich ausführlich sein Ablauf beim Abbarbeiten der Scans beschrieben,
Was Nutzer am ehesten am PdfScanManager schätzen, ist, dass es einen Eingangsordner überwacht und das simple, schnelle Umbenennen der Datei während man das PDF noch sehen (und reinzoomen) kann - um zB eine Rechnungsnummer abzulesen.

Beim Eintippen des neuen Dateinamens werden Auto-Vervollständigungen aus den bisherigen Dateinamenseingaben vorgeschlagen.
Außerdem man kann man mehrere Zielordner als Favoriten anwählen (zB "Rechnungen 2013", "Angebote", "Lieferscheine").
Zusätzlich: Einzelne Seiten des Stapels weglassen (wel man einfachheitshalber alle Blätter doppelseitig gescannt hatte) und drehen einzelnen Seiten ,... aber das hat Hr. Vogel ja schon geschrieben. So genug Werbung ,... würde mich über Rückmeldungen freuen.
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Mitglied: Joe2011
09.09.2013 um 09:39 Uhr
Guten Morgen zusammen,

ich probiere das Tool gerade in folgender Konstallation aus:

Grosser MFP steht im anderen Geschoss und dort scanne ich diverse Dokumente als PDF´s in meinen persönlichen Ordner. In diesem Falle aber nur ein Eingangsordner.

Dieser wird nun von Omnipage DokuDirekt überwacht und macht aus den PDF´s mittels OCR durchsuchbare PDF´s. Die werden nun in einem anderen Ordner abgespeichert und die Quelldatei wieder gelöscht.

Der PDF Scanmanager überwacht nun den Ordner mit den durchsuchbaren PDF´s und wenn ich irgendwann wieder am Arbeitsplatz bin, werden mir die Dokumente auf dem Desktop dargestellt. So kann ich diese dann in die dem Inhalt entsprechenden Zielordner zum Archivieren ablegen.

Bis jetzt funktioniert das ganz gut.

Gruß

Joe
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Mitglied: AlFalcone
13.09.2013, aktualisiert um 23:17 Uhr
jedes halb taugliche Mehrfunktionsgerät hat eine Scan to Email/Folder Funktion integriert. Für was benötigt man denn überhaupt noch so eine Software?

Scan to Folder
Scan to Email
Scan to Fax

Es funktioniert mit allen Geräten die ich in den Firmen betrue und nutze.
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Mitglied: horstvogel
14.09.2013, aktualisiert um 08:04 Uhr
Hallo AlFalcone,
mit 100% Sicherheit hast Du somit diese Software nicht ausprobiert.
Lese Dir bitte meinen Text durch und probiere die Software aus. Schaue auf die Internetseite...
Diese Programm spart wirklich Zeit und ist aus meiner Sicht schon ich darf mal sagen genial. Alleine das das PDF schon geöffnet ist, nachdem ich am Arbeitsplatz zurück bin spart doch schon Zeit. Was muss ich dann mit einem PDF machen was ich eingescannt habe? Abspeichern, als Email versenden, Seiten löschen, Seiten drehen und schlussendlich umbenennen. Ich glaube nicht das Du diese Sachen schon alle am Scanner machst. PDF Namen am Scanner eingeben, das stelle ich mich mal gerade vor... Rechnung 2013.09.14 alleine dabei würde ich mir die Finger brechen und dann noch den Netzwerkpfad suchen \\server\imnirgendwo\Horstvogel\bezahlt\nie\seine\Rechnung\... Das geht doch nicht. Das macht man dann doch lieber am PC. Wobei mein Canon iR C5045 das nicht alles kann. Ok Seiten drehen macht der über die eingebaute OCR schon automatisch. Wirklich bitte testen!!!
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Mitglied: AlFalcone
15.09.2013 um 18:02 Uhr
für was sollte ich etwas testen was ich ohne Software eh schon habe.

unser Multifunktionsgeräte haben alles was benötigt wird drin und eine zusätzlich Software wird nicht benötigt.

Da wir alles geschützt haben und nur mit der Smart Card am Multifunktionsgerät gemacht werden kann, ist alles mit dem Anmelden mit dieser bereits erledigt.

- Scan to Folder (Pfad ist in jedem Rechner, Benutzerprofil hinterlegt)
- Scan to Email (jede/r Benutzer/in ist hinterlegt und erhält die Email in das Postfach)
- Scan to Fax (Nummer eintippen und schon ist es erledigt)


Alles andere ist unnötig und würde ich nie zulassen oder zum Test freigeben.
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Mitglied: horstvogel
16.09.2013, aktualisiert um 08:46 Uhr
Hallo AlFalcone,
Eurer Scanner erkennt automatisch in welches Verzeichnis die eingescannte Datei verschoben werden soll, leere Seiten löschen, Seiten automatisch drehen (das kann eventuell Euer Scanner)
Kann der Gedanken lesen? Oder wie geht das. Klar verstehe das durch die Keycard der Nutzerpfad automatisch eingestellt wird.

Sorry, aber ich glaube es noch nicht rüber gekommen wofür die Software genutzt werden sollte.
Wenn eine Datei in das Scanverzeichnis eines Nutzers abgelegt ist, ist die Arbeit noch lange nicht beendet erst geht es doch los. Die Datei heißt dann bei den meisten Scanner "20130916055248" Datum und Uhrzeit, müssen somit umbenannt werden und an den endgültigen Ort im Netzwerk verschoben werden. Weiter ist es denkbar das es im Scan leere Seiten gibt, z.B. wenn Blätter eingescannt werden ist manchmal eine Rückseite beschrieben und manchmal nicht. Die leeren Seiten möchte ich doch gerne löschen, damit der nächste der die Datei öffnet doch nicht unnötig über die leeren Seiten hinweg scrollen muss. Oder Seiten müssen gedreht werden da Sie als Beispiel quer beschrieben sind und somit auf dem Bildschirm nicht ohne drehen gelesen werden können.

Wie haben wir in der Zeit vor pdfscanmanager gearbeitet:
Ich bin zum Scanner gegangen habe das Verzeichnis Scanner Horst als Ablage aktiviert, das/die Dokumente eingescannt, bis zurück zu meinem Rechner gegangen, habe den Dateiexplorer geöffnet, habe ins Verzeichnis Scanner Horst gewechselt, die Datei mit dem PDF Editor von Cad Kas geöffnet, leer Seiten gelöscht, "falsch eingescannte Seiten" endgültig gedreht, dann mit Speichern unter die Datei in das endgültige Verzeichnis abgespeichert bzw. den richtigen Dateinamen z.B. 03 Rechnung abgelegt und zum Abschluss die ursprüngliche Datei im Scann Horst Verzeichnis gelöscht.

So und jetzt:
Ich gehe zum Scanner, stelle das Verzeichnis Scanner Horst ein, scanne das/die Dokumente ein, gehe zurück zu meinem Arbeitsplatz und der Scanmanager hat bereits das erste von mir eingescannte Dokument automatisch geöffnet, mit dem scanmanager kann ich nun Seiten drehen, löschen, Weiter hilft dieser mir bei der Beschriftung des Dateinamen, wiederkehrende Beschriftungen wie z.B. 03 Rechnung benennt er dieses "automatisch um" bzw. über einen Klick auf meinen Schlagwort Favoriten.
Dann sage ich über den Scanmanager wo die Datei endgültig abgespeichert werden soll, der PDF Scanmanager verschiebt das die Datei an Ihrem endgültigen Verzeichnis. Ich brauche es nicht mehr im Scan Verzeichnis Horst löschen. Bin ich damit fertig und habe aber vorhin schon ein zweites Dokument mit eingescannt öffnet der Scanmanager nun die zweite PDF Datei. Ich kann also nicht vergessen was ich eingescannt habe, der Scannmanager "nervt" im positiven Sinne solange bis ich alle meine Aufträge abgearbeitet habe.


Vorteil:
Ich habe eine kostenlose Software womit ich PDF Seiten drehen und löschen kann.
Ich spare wirklich Zeit ein. Ich muss nicht zwischen Programmen wechseln.
Ich mülle mich in meinem Scanverzeichnis nicht voll, da ich meine gescannten Dokumente gleich bearbeiten "muss". Also diszipliniert mich der Scanmanager im positiven Sinne.

@copa017 ich glaube die Welt ist wirklich noch nicht bereit für diese Software. Vielleicht sollte man mal ein Video drehen und auf Youtube stellen, damit die Welt die Software versteht. Anscheinend haben alle auf Ihren Rechner sowieso die vollständigen Adobe Produkte und können Seiten löschen und drehen...
Oder ich verstehe die Welt nicht mehr. Übrigens bei uns im Unternehmen haben auch nicht "alle" dieses Produkt sofort verstanden. Wobei, wenn man es testet erklärt es sich eigentlich von selber. -
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