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gelöst DMS-System, User kopieren sich Dokumente auf den PC - Revisionstand dann falsch, bei Nutzung dieser.

Mitglied: cse

cse (Level 2) - Jetzt verbinden

24.07.2014, aktualisiert 13:29 Uhr, 1317 Aufrufe, 8 Kommentare

Hi zusammen,

in großen Unternehmen ja üblich, es gibt ein DMS (Dokumentenmanagementsystem), mit verschiedensten Dokumenten (HR, Prozessformulare, etc.)
Nun sind ja die User clever und kopieren sich die PDFs auf ihren PC (anstatt Verknüpfungen zu legen wie vorgeschrieben).

Das fürht dazu, dass im Unternehmen x Versionen eines Dokuments herumschwirren. In Audits kann dies zum Problem werden. Also trat der DMSB (Beauftragte) an mich heran:

"Bitte alle PCs durchsuchen nach Dateien aus dem DMS, Verknüpfungen sind ok."

Wie würdet ihr ran gehen?


Viele Grüße

cse


Mitglied: brammer
LÖSUNG 24.07.2014, aktualisiert um 13:29 Uhr
Hallo,

das kannst du endgüültig nur lösen wenn du den Kollegen das Recht nimmst die Dateien woanders zu speichern... Al

Oder durch langwierige Erziehung....
Meistens ist das der bessere Weg....

brammer
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Mitglied: Lochkartenstanzer
LÖSUNG 24.07.2014, aktualisiert um 13:29 Uhr
Moin,

Den Lauten eine rundmail schicken, daß ab sofort konrrolliert wird udn wer sich nciht and die Arbeitsanweisungen hält, bekommt mit Cat9 eine Verhaltensänderugn aufoktroiert.

lks
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Mitglied: Lochkartenstanzer
LÖSUNG 24.07.2014, aktualisiert um 13:29 Uhr
Zitat von brammer:

Oder durch langwierige Erziehung....
Meistens ist das der bessere Weg....

ein ordentliches LART (wie das obengenannt cat9) beschleunigt die Lernphase.
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Mitglied: brammer
LÖSUNG 24.07.2014, aktualisiert um 13:29 Uhr
Hallo,

@Lochkartenstanzer

das LART hängt bei mir am Tisch... griffbereit....

brammer
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Mitglied: Lochkartenstanzer
LÖSUNG 24.07.2014, aktualisiert um 13:29 Uhr
Zitat von brammer:

das LART hängt bei mir am Tisch... griffbereit....

Es macht mehr eidnruck, wenn das Ding wie bei Indiana Jones während der Arbeit am Gürtel hängt.

lks
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Mitglied: cse
24.07.2014 um 09:44 Uhr
hey Leute,

danke für die Anregungen!
Leider ist körperliche Züchtigung nicht zulässig

aber letztlich dachte ich mir schon, dass nur eine Belehrung was bringt. Nach dem Motto: kommt nochmal ein altes Dokument in Umlauf gibts Abmahnungen.

(wir hatten eine Hauptweichung im Audit)

grüße!

cse
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Mitglied: Lochkartenstanzer
LÖSUNG 24.07.2014, aktualisiert um 13:29 Uhr
Zitat von cse:

hey Leute,

danke für die Anregungen!
Leider ist körperliche Züchtigung nicht zulässig

Es reicht manchmal mit dem Ding auf den Tisch zu knallen.

aber letztlich dachte ich mir schon, dass nur eine Belehrung was bringt. Nach dem Motto: kommt nochmal ein altes Dokument in
Umlauf gibts Abmahnungen.

Jepp. Ob das nun eine Abmahnung oder einfach nur ein Rüffel wird kann man ja noch relativieren.


lks
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Mitglied: cse
24.07.2014 um 13:30 Uhr
Jo, es wird nun eine Mischung aus Drohung und Bereinigung der Homefolder.

Wir verbinden das hier gleich mit einer gr. Aufräumaktion, da manche User der Meinung sind man müsse auch Private Bilder oder MP3 auf den Laufwerken speichern...

IT-Admin wäre so ein schöner Beruf, wenn es die Nutzer nicht geben würde ;)


grüße!
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