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EMails archivieren (Aufbewahrungspflicht) - einige Fragen

Mitglied: creyzee

creyzee (Level 1) - Jetzt verbinden

07.03.2006, aktualisiert 19.04.2006, 14999 Aufrufe, 6 Kommentare

Hallo,

in unserer Firma werden die EMail-Postfächer der Benutzer jeden Monat von mir auf DVD archiviert. Bisher habe ich dabei nur einem Datenverlust vorbeugen wollen. Jetzt möchte ich auch sicherstellen, dass die EMails so archiviert sind, dass sie auch als rechtsgültige Dokumente anerkannt werden. Doch dabei sind einige Fragen offen:

1) Wir bekommen sehr oft Planungsunterlagen als Anhang. Können diese aus der EMail entfernt werden (um Platz zu sparen - die Anhänge werden separat abgespeichert) oder muß man den Anhang aufheben?

2) Wie lange sollten EMails (Daten allgemein?) aufgehoben werden?

3) Spielt das Speicherformat eine Rolle? Wir verwenden Postfächer im *.box- Format (alle Mails in einem Postfach werden in einer *.box- Datei gespeichert). Sollten wir besser jede EMail einzeln als msg- Datei ablegen?

4) Sind weitere Aspekte zu beachten, die ich bisher nicht bedacht habe?

Für hilfreiche Dialoge und Antworten bin ich euch sehr dankbar.

creyzee
Mitglied: TobiasNYC
07.03.2006 um 16:37 Uhr
zu 2.
Bei uns im Büro müssen Planungsunterlagen sowie der Schriftverkehr bis zu 30 Jahre Aufgehoben werden (gesetzlich vorgeschrieben für Architekturbüros)
Würde mich nicht wundern, wenn der elektronische Datenverkehr auch darunter fällt.

Das ist aber von Branche zu Branche unterschiedlich mit der Aufbewahrungsdauer.
Bitte warten ..
Mitglied: potatoe
07.03.2006 um 16:46 Uhr
hallo, nehme an es geht um die gdpdu
also: es gibt ne schoene seite im netz, die erklaert so ziemlich alles zu dem thema:
http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_405-115_gdpdu_archivierung ...
und dann noch:
http://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Archivierung#Zehn_Merks.C3.A ...
allerdings sollte angemerkt werden das fuer dokumente steuerrchtliche relevanz nur besteht, wenn z.b. rechnungen originaer auf einem rechnersystem erstellt werden - also ne rechnung die einfach nur (auf nem pc) geschrieben wird, anschliessend ausgedruckt und abgelegt wird - die muss nicht elektronisch fuer >idea (ich glaube so heisst die FA-sw)< aufbewahrt werden.
ne firma kann einen brief ans bundesfinanzministerium schreiben und bezueglich dessen nachfragen: die antworten dann bspw. das wenn keine steuerrechtlich rel. daten nur edv-gestuetzt verwendet werden man auf diese art der aufbewahrung prinzipiell verzichten kann

gruss jaN
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Mitglied: yetti
04.04.2006 um 15:42 Uhr
Hi zusammen.

Die Mails müssen sofort, unverändert, unveränderbar gespeichert werden,
die Firma GFI bietet ein Programm für Exchange an.
Es müssen alle Mails archiviert werden, nicht nur die Steuerlich relevanten,
neben Maileingang auch der Ausgang, selbst interne Mails.
Einfaches archivieren auf DVD reicht nicht aus.

Die Aufbewahrungsfristen sind gleich mit denen in Papierform.
Wenn Dokumente in Papierform vorhanden sind, und Daten elektronisch
verarbeitet werden, müssen die elektronischen Daten ebenso archiviert werden.

so long yeTTi
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Mitglied: creyzee
05.04.2006 um 15:51 Uhr
Hallo,

danke für deinen Hinweis. Aber wo bekommt man diese Informationen her bzw. wer schreibt einem die Verfahren vor?

Wieso reicht eine Sicherung auf DVD nicht aus? Wenn die DVD nicht wiederbeschreibbar ist und die Disk abgeschlossen wird, kann man doch nichts mehr verändern. Und die Datums- und Zeitwerte der Daten (erstellt, letzter Zugriff) beweisen doch den Zeitraum, da diese mit fixiert werden, oder?

Gibt es auch andere Tools? Wir verwenden kein Exchange, sondern eine Kombi aus "Hamster" und "Foxmail"...

Fragen über Fragen - nur der Bürokratie wegen ...

Also bis dann sagt creyzee
Bitte warten ..
Mitglied: McBert
12.04.2006 um 15:24 Uhr
Es müssen alle Mails archiviert werden,
nicht nur die Steuerlich relevanten,
Wie kommst Du darauf?
Auf welcher rechtlichen Grundlage soll das geregelt sein?

Alle Regelungen hinsichtlich Finanzbuchhaltung (also auch GDPDU) betreffen nur "Geschäfts- bzw. Handelsbriefe", keinesfalls jedoch Werbung oder sonstigen kaufmännisch unrelevanten Kram.
Wenn man *alle* Mails aufbewahren müsste, müsste man ja analog auch alle Spam-Papierpost oder Spam-Faxe aufbewahren (und über alle Spam-Telefonate einen Beleg erzeugen...).
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Mitglied: yetti
19.04.2006 um 17:26 Uhr
> Es müssen alle Mails archiviert
werden,
> nicht nur die Steuerlich relevanten,
Wie kommst Du darauf?
Auf welcher rechtlichen Grundlage soll das
geregelt sein?

Da sonst nicht sicher gestellt ist das nicht ausversehen halt Steuerlich relevante Mails gelöscht wurden.
Weder Software noch Mitarbeiter dürfen Mails selektiv löschen können.


Alle Regelungen hinsichtlich
Finanzbuchhaltung (also auch GDPDU)
betreffen nur "Geschäfts- bzw.
Handelsbriefe", keinesfalls jedoch
Werbung oder sonstigen kaufmännisch
unrelevanten Kram.
Wenn man *alle* Mails aufbewahren
müsste, müsste man ja analog auch
alle Spam-Papierpost oder Spam-Faxe
aufbewahren (und über alle
Spam-Telefonate einen Beleg erzeugen...).

Bei Telefonaten muss natürlich kein Beleg erzeugt werden, da Telefonate nicht von der GDPDU nicht betroffen sind.
Spam-Papierpost oder Spam-Faxe werden ja nicht mit einen Index versehen,
und bei Briefen gibt es nicht immer kopien beim Absender.

Deshalb sollte auch der private Mail-Verkehr ausdrücklich untersagt werden, aber das ist wieder ein anderes Thema.
Bitte warten ..
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