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Erstellen einer Software zur Dokument (email-)verwaltung

Mitglied: chefkochbln

chefkochbln (Level 1) - Jetzt verbinden

19.06.2006, aktualisiert 27.06.2006, 4559 Aufrufe, 5 Kommentare

Hallo!

Ich habe da mal eine Frage. Ich würde gern ein Programm entwickeln, bei dem

1) automatisch alle ankommenden e-Mails in einen vordefinierten Ordner gespeichert werden.
2) Den Inhalt der e-Mail automatisch in einer .doc-Datei gespeichert wird.
3) alle Anhänge so gespeichert werden, dass eine Verbindung zur .doc-Datei erkennbar ist.
3) ich Kriterien hinzufüge, die in dem Body der e-Mail vorhanen sind (jede e-Mail beginnt mit einer Art extra-Betreff: Datum, Abteilung, Anzahl der Seiten etc.)
4) alle gespeicherten Dateien in einer Art Index gespeichert werden (der Übersicht halber)

Das klingt ziemlich kompliziert und bislang ist mir keine brauchbare Art eingefallen, wie ich das umsetzen könnte.
Der Programmiersprachenbereich beschränkt sich dabei auf VBA und PHP/mySQL.

Btw: Das Programm sollte netzwerkfähig sein, es sollte also möglich sein, auf den Index oder ähnliches zugreifen zu können.

Jetzt meine Frage (wenn ihr inzwischen noch nicht umgefallen seid): Gibt es vielleicht schon so etwas als Free-/Shareware oder auch als richtiges Programm, wo man sich vielleicht die Oberfläche oder ähnliches anschauen könnte?

Wie würdet ihr so etwas umsetzen? - Ginge das überhaupt mit diesen o.a. Programmiersprachen?

Für Tips und Ratschläge wäre ich euch sehr verbunden, danke schonmal!!
Mitglied: 1Sahne
20.06.2006 um 22:30 Uhr
Hallo, Schau die mal das Programm CJG-Dokumentenmanager an. Kostenlos Downloaden von openlizenz.eu.
Bitte warten ..
Mitglied: Biber
20.06.2006 um 23:26 Uhr
...und falls Du Dich doch selber an eine Individuallösung machen willst, folgende Rückfragen:


1) automatisch alle ankommenden e-Mails in einen vordefinierten Ordner gespeichert werden.
?? Die Mails kommen in Outlook an?? Weil Du von VBA schreibst....
?? In einen vordefinierten Ordner im Sinne von Mailbox-Ordner oder im Sinne von Verzeichnis auf Festplatte/Netzlaufwerk?

2) Den Inhalt der e-Mail automatisch in einer .doc-Datei gespeichert wird.
?? Ginge auch *.rtf oder *.html? Das ist eher vorgesehen bei Outlook.
?? In welchem Format kommen denn die Mails? Plain-Text? RTF? HTML? Unterschiedlich?

3) alle Anhänge so gespeichert werden, dass eine Verbindung zur .doc-Datei erkennbar ist.
?? Na ja... aus einer Richtung oder aus beiden?
Ein Link aus der *.doc/der *.HTML-Datei </u>auf</u> den Anhang ist simpel.
Umgekehrt - wenn der Name des (gespeicherten) Anhangs erkennen lassen soll, zu welcher Mail (von welchem Datum, von welchem Absender,..) der gehört... da muss mann Schmalz reinstecken. Bzw. Konventionen definieren.

nochmal 3) ich Kriterien hinzufüge, die in dem Body der e-Mail vorhanen sind (jede e-Mail beginnt mit einer Art extra-Betreff: Datum, Abteilung, Anzahl der Seiten etc.)
Okay...

4) alle gespeicherten Dateien in einer Art Index gespeichert werden (der Übersicht halber)

auch hier würde sich HTML anbieten....

Gruß
Biber
Bitte warten ..
Mitglied: chefkochbln
26.06.2006 um 12:10 Uhr
Hey....sorry für meine verspätete Antwort - war beruflich ziemlich eingespannt und hatte deshalb keine Zeit finden können.


> 1) automatisch alle ankommenden e-Mails
in einen vordefinierten Ordner gespeichert
werden.
?? Die Mails kommen in Outlook an?? Weil Du
von VBA schreibst....

Ja, die Mails kommen momentan noch in Outlook Express an, weil dies PGP unterstützt, was IMHO Microsoft Outlook nicht kann - korrigiert mich bitte, wenn es nicht so sein sollte!


?? In einen vordefinierten Ordner im Sinne
von Mailbox-Ordner oder im Sinne von
Verzeichnis auf Festplatte/Netzlaufwerk?

Im Sinne von Verzeichnis/Netzlaufwerk. Der Inhalt einer jeden ankommenden e-mail soll in einer Datei auf ein Verzeichnis gespeichert (automatisiert) gespeichert werden.


> 2) Den Inhalt der e-Mail automatisch in
einer .doc-Datei gespeichert wird.
?? Ginge auch *.rtf oder *.html? Das ist
eher vorgesehen bei Outlook.

Ja natürlich, das wäre auch in Ordnung! - .rtf würde ich dann bevorzugen, weil die Affinität zu Microsoft Word ja höher ist, als bei .html

?? In welchem Format kommen denn die Mails?
Plain-Text? RTF? HTML? Unterschiedlich?


Ich würde mal sagen Plain-Text, wobei ab und zu auch mal Textformatierungen enthalten sein können, was ja dann wieder für HTML spricht. - Wenn sich das ganz auch mit HTML-Mails realisieren ließe, wäre das noch besser.

> 3) alle Anhänge so gespeichert
werden, dass eine Verbindung zur .doc-Datei
erkennbar ist.
?? Na ja... aus einer Richtung oder aus
beiden?
Ein Link aus der
*.doc/der *.HTML-Datei
</u>auf</u> den Anhang ist
simpel.
Umgekehrt - wenn der Name des
(gespeicherten) Anhangs erkennen lassen
soll, zu welcher Mail (von welchem Datum,
von welchem Absender,..) der gehört...
da muss mann Schmalz reinstecken. Bzw.
Konventionen definieren.


Hm, na es sollte möglich sein, dass ich eine Index-Liste (mal so gesagt) habe, in der dann alle gespeicherten e-Mails und dessen Betreff enthalten ist. Die "Namen" der Mails sind mit einem Link auf das entsprechende Verzeichnis, bzw. die entsprechend in dem Verzeichnis abgespeicherte Datei miteinander verbunden, so dass ich - wenn ich auf den Link klicke - dann Microsoft Word geöffnet wird.

Wäre wahnsinnig super, wenn mir da jemand ein wenig helfen könnte, bzw. mir weitere Denkanstöße - vielleicht auch ein wenig konkretisiert - geben könnte, das wäre supertoll!

Ließe sich das denn alles ausschließlich mit Outlook, resp. VBA realisieren?
Bitte warten ..
Mitglied: Biber
27.06.2006 um 10:23 Uhr
Moin chefkochbln,

nach Deiner Rückmeldung würde ich sagen:
Eine Realisierung einer Individual-Lösung mit Bordmitteln (OL incl. VBA) ist kalkulierbar und vertretbar.

Die Restriktion mit PGP hab ich nicht verstanden (und weiß auch nicht, ob OL das nicht kann oder doch... wofür ist das wichtig??)

Allerdings stehen mir irgendwo schon die Nackenhaare zu Berge, wenn im Halb-Professioniellen Umfeld eine Gruppe/Organisationseinheit mit Outlook Express arbeiten soll... dieses OE gabs doch bei M$ statt Rabattmarken dazu oder so ähnlich. Und OE hat doch einen ähnlichen Nutzwert, oder verwechsele ich da etwas?

Was ich mir natürlich nicht angesehen habe, ich der Freeware-Fundus an zusammenklickbaren Lösungen wie z.B. oben gepostet.

Da kommt es sicherlich darauf an, inwieweit
- ihr tatsächlich eine "genau bei Euch passende Lösung" haben wollt, wo eben auch die Buttons so beschriftet sind, wie sie die Lohnbuchhaltung erwartet und wiederfindet oder
- ob da so eine fertige Bei-allen-irgendwie-zu-70%-passende-Lösung genommen wird, weil niemand 3 Tage Rumprogrammieren reinbuttern will.

Das musst Du abwägen... nach meiner Einschätzung stecken dahinter ein Tag Vorüberlegung/Konzeption mit Zetteln, Malen und wieder durchstreichen und zwei Tage handwerkliche Umsetzung mit herzhaften Flüchen und zwei, drei Bluescreens... dann steht das.

Gruß
Biber
Bitte warten ..
Mitglied: chefkochbln
27.06.2006 um 10:42 Uhr
Die Restriktion mit PGP hab ich nicht
verstanden (und weiß auch nicht, ob OL
das nicht kann oder doch... wofür ist
das wichtig??)

Nunja, es wird mit sensiblen Daten umgegangen und so ab und zu werden auch mal Nachrichten verschlüsselt (über PGP halt) verschickt. Deshalb müsste die zu entwickelnde Lösung (also beim Senden) dann auch das PGP-Verfahren unterstützen.
Mit OE kann man PGP integrieren, habe aber bislang noch nicht gehört, dass dies auch bspw. mit Microsoft Outlook gehen soll.

Allerdings stehen mir irgendwo schon die
Nackenhaare zu Berge, wenn im
Halb-Professioniellen Umfeld eine
Gruppe/Organisationseinheit mit Outlook
Express arbeiten soll... dieses OE gabs doch
bei M$ statt Rabattmarken dazu oder so
ähnlich. Und OE hat doch einen
ähnlichen Nutzwert, oder verwechsele
ich da etwas?

Da magst du schon Recht haben - naja, ich bin hier nur reingerutscht, ich würde bestimmt keinen zu raten, OE zu benutzen - aber so what! Is'n anderes Thema...

Was ich mir natürlich nicht angesehen
habe, ich der Freeware-Fundus an
zusammenklickbaren Lösungen wie z.B.
oben gepostet.

Nunja, da gibt es schon so einiges - gerade auch auf PHP-Basis. Die meisten beschränken sich jedoch auf das Hinzufügen eines Stichworts zu einer Datei - den kompletten Rest (speichern, Ordner definieren, Datei unter richtigem Namen abspeichern etc. uvm.) muss man dann eh machen. - Viele Progs sind unvorteilhaft, eingeschränkt nutzbar oder einfach "Trash" :-P

Da kommt es sicherlich darauf an, inwieweit

- ihr tatsächlich eine "genau bei
Euch passende Lösung" haben wollt,
wo eben auch die Buttons so beschriftet sind,
wie sie die Lohnbuchhaltung erwartet und
wiederfindet oder
- ob da so eine fertige
Bei-allen-irgendwie-zu-70%-passende-Lösung
genommen wird, weil niemand 3 Tage
Rumprogrammieren reinbuttern will.


Naja, nach Möglichkeit sollte es schon _die_ passende Lösung sein ;)

Das musst Du abwägen... nach meiner
Einschätzung stecken dahinter ein Tag
Vorüberlegung/Konzeption mit Zetteln,
Malen und wieder durchstreichen und zwei
Tage handwerkliche Umsetzung mit herzhaften
Flüchen und zwei, drei Bluescreens...
dann steht das.

Gruß
Biber

Puuuh....na ich werd mal schauen, ob ich da was hinbekomme!! Kompliziert und schwer wird es allemal!
Bitte warten ..
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