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Mails an User UND Chef... geht das nur über Stellvertreter?
Hallo,
ich selbst habe vor ca. 10 Jahren das letzte Mal kurzzeitig mit Exchange zu tun gehabt. In der damaligen Firma haben wir kurz nachdem ich anfing auf Lotus Notes mit Domino umgestellt. Habe dann vor ca. 2 Jahren zu einem kleineren Betrieb (20 Mitarbeiter + Chef) gewechselt. Dort haben wir ohne zentrale Datenhaltung Outlook als Mailclient genutzt und die Sicherung der *.pst Dateien per Script nachts auf einen Backupserver "geschickt". (Der Chef wollte es unbedingt so beibehalten, hatte der vorherige Admin so eingerichtet). Nachdem seit einiger Zeit das Mailaufkommen drastisch angestiegen ist und sich einige Kunden über unbeantwortete Mails einiger Mitarbeiter beschwert haben, möchte unser Chef nun eine zentrale Lösung.
Er hat mir den Auftrag gegeben, mich einmal über Exchange zu Informieren, und ob bestimmte Vorstellungen von Ihm überhaupt realisierbar sind.
Er hat sich vorgestellt, dass jeder Mitarbeiter die Mails an seine eigene Mailadresse auch weiterhin per Outlook (dann aber am Exchange Server) abholt. Er aber von jeder eingehenden Mail eine Kopie erhält. Jetzt bitte kein Aufschrei! Hier geht es um rein dienstliche Mails.
Jeder Mitarbeiter hat für private Mails seine eigene private Mailadresse.
Nun möchte er natürlich nicht jede Mail lesen, möchte aber auch, dass keine untergeht... Also hat er sich vorgestellt, dass wenn ein Mitarbeiter auf eine eingehende dienstliche Mail nicht spätestens am nächsten Tag reagiert, dass er eine Nachricht bekommt bzw. das die betreffende Mail bei Ihm irgendwie gekennzeichnet wird, oder, dass eine bereits bearbeitetete Mail als bearbeitet gekennzeichnet wird.
Ist soetwas überhaupt möglich? und wenn ja.... wie?
Ich bin für jeden Tipp dankbar!!
Vielen Dank schonmal vorab!!
Gruss
Audiator
Er hat sich vorgestellt, dass jeder Mitarbeiter die Mails an seine eigene Mailadresse auch weiterhin per Outlook (dann aber am Exchange Server) abholt. Er aber von jeder eingehenden Mail eine Kopie erhält. Jetzt bitte kein Aufschrei! Hier geht es um rein dienstliche Mails.
Jeder Mitarbeiter hat für private Mails seine eigene private Mailadresse.
Nun möchte er natürlich nicht jede Mail lesen, möchte aber auch, dass keine untergeht... Also hat er sich vorgestellt, dass wenn ein Mitarbeiter auf eine eingehende dienstliche Mail nicht spätestens am nächsten Tag reagiert, dass er eine Nachricht bekommt bzw. das die betreffende Mail bei Ihm irgendwie gekennzeichnet wird, oder, dass eine bereits bearbeitetete Mail als bearbeitet gekennzeichnet wird.
Ist soetwas überhaupt möglich? und wenn ja.... wie?
Ich bin für jeden Tipp dankbar!!
Vielen Dank schonmal vorab!!
Gruss
Audiator
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4 Comments
Latest comment
Tja wie.... es gibt auch hier wieder mehrere Ansätze die man wählen könnte - wie auch immer (ich denke hier müsste man sich selbst intensiver in die Materie ExSrv. + Outlook einarbeiten), beschränke mich hier auf ein paar Hinweise/Anregungen.
1. Mails kann man Serverseitig in Kopie weiteren Postfächern zustellen (zu beachten das hier auch min. die doppelte Datenmenge anfällt da die mails im Postfachspeicher dann redundant vorliegen.)
1.1. Postfachberechtigungen wären hier evtl. eine bessere - aber zumindes ressourcenschonende - Alternative
2. Es gibt ja bekanntlich Clientseitig die Möglichkeit Nachrichten zu markieren (zur Nachverfolgung, erledigt, usw.) anhand dessen kann man Mails kategorisieren und suchen/anzeigen lassen.
2.1. Suchordner bieten Clientseitig die Möglichkeit aufgrund verschiedener Optionen Mails zu filtern und anzuzeigen (Markierte, zu Nachverfolgung, usw.)
Ich hoffe die knappen Stichpunkte bringen Anregungen
1. Mails kann man Serverseitig in Kopie weiteren Postfächern zustellen (zu beachten das hier auch min. die doppelte Datenmenge anfällt da die mails im Postfachspeicher dann redundant vorliegen.)
1.1. Postfachberechtigungen wären hier evtl. eine bessere - aber zumindes ressourcenschonende - Alternative
2. Es gibt ja bekanntlich Clientseitig die Möglichkeit Nachrichten zu markieren (zur Nachverfolgung, erledigt, usw.) anhand dessen kann man Mails kategorisieren und suchen/anzeigen lassen.
2.1. Suchordner bieten Clientseitig die Möglichkeit aufgrund verschiedener Optionen Mails zu filtern und anzuzeigen (Markierte, zu Nachverfolgung, usw.)
Ich hoffe die knappen Stichpunkte bringen Anregungen
Hallo,
einerseits geht die serverseitige Kopie-Weiterleitung wie von Tobias beschrieben. Ein "wenn nicht nach x Tage beantwortet, dann eine Benachrichtigung an xyz" geht von Haus aus gar nicht (man kann da vielleicht was drumrumprogrammieren, aber das ist nicht so wirklich toll).
Empfehlen würde ich ein Gruppenpostfach. Also ein Postfach support@xyz.de. Jeder (Support-)Mitarbeiter erhält darauf Zugriff (und SendenAls-Berechtigung). Wenn ein MA eine Mail bearbeitet (oder bearbeitete hat) hat er sie in einen entsrprechenden Unterordnert zu verschieben (oder mit Haken zu markieren).
Daneben gibt es noch Ticketbearbeitungssysteme, die für sowas gedacht sind.
Gruß
Filipp
einerseits geht die serverseitige Kopie-Weiterleitung wie von Tobias beschrieben. Ein "wenn nicht nach x Tage beantwortet, dann eine Benachrichtigung an xyz" geht von Haus aus gar nicht (man kann da vielleicht was drumrumprogrammieren, aber das ist nicht so wirklich toll).
Empfehlen würde ich ein Gruppenpostfach. Also ein Postfach support@xyz.de. Jeder (Support-)Mitarbeiter erhält darauf Zugriff (und SendenAls-Berechtigung). Wenn ein MA eine Mail bearbeitet (oder bearbeitete hat) hat er sie in einen entsrprechenden Unterordnert zu verschieben (oder mit Haken zu markieren).
Daneben gibt es noch Ticketbearbeitungssysteme, die für sowas gedacht sind.
Gruß
Filipp
Hallo Audiator,
wie wurden diese Ansprüche bis jetzt erfüllt? Ich kann mich irren, aber die gewünschten Anforderungen sind mit .pst Dateien auch nicht wirklich (einfach) umsetzbar...
Im Exchange kannst Du in der Tat Kopien von jeder Nachricht an einen weiteren Empfanger einrichten. Aber wie es einzurichten ist, dass es nach einen
Tag geschieht weiss ich nicht, daher die Frage, wie das bis jetzt realisiert wird.
Beste Grüsse
Henkator
wie wurden diese Ansprüche bis jetzt erfüllt? Ich kann mich irren, aber die gewünschten Anforderungen sind mit .pst Dateien auch nicht wirklich (einfach) umsetzbar...
Im Exchange kannst Du in der Tat Kopien von jeder Nachricht an einen weiteren Empfanger einrichten. Aber wie es einzurichten ist, dass es nach einen
Tag geschieht weiss ich nicht, daher die Frage, wie das bis jetzt realisiert wird.
Beste Grüsse
Henkator
Hallo,
ersteinmal VIELEN DANK für Eure Anrgeungen und Informationen!!!
>8--------------------------------
Der Tipp mit dem Ticketsystem war Klasse! Ich habe heute mit meinem Chef telefoniert. Wir werden das am Dienstag wenn ich wieder im Büro bin mal näher besprechen.
Gebe Euch dann Feedback
Danke nochmals und noch einen schönen Rest vom Wochenende!
Audiator
ersteinmal VIELEN DANK für Eure Anrgeungen und Informationen!!!
>8--------------------------------
Daneben gibt es noch Ticketbearbeitungssysteme, die für sowas
gedacht sind.
Gruß
Filipp
8<-------------------------------gedacht sind.
Gruß
Filipp
Der Tipp mit dem Ticketsystem war Klasse! Ich habe heute mit meinem Chef telefoniert. Wir werden das am Dienstag wenn ich wieder im Büro bin mal näher besprechen.
Gebe Euch dann Feedback
Danke nochmals und noch einen schönen Rest vom Wochenende!
Audiator