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Wieviel E-Mail Postfächer sind sinnvoll bei 20 Mitarbeitern?

Mitglied: berniB

berniB (Level 1) - Jetzt verbinden

13.01.2011 um 11:48 Uhr, 3451 Aufrufe, 5 Kommentare

Einen schönen guten Tag.

Jeder Mitarbeiter erhält bzw. hat eine eigene E-Mail-Adresse.
Benötigt dieser dann zwingend auch ein eigenes E-Mail Postfach (IMAP4) oder ist es sinnvoll, dass mehrere Mitarbeiter mit eigener E-Mail Adresse auf ein Postfach zugreifen?

Es gibt weiter auch E-Mail-Adressen wie info@..., sales@..., contact@..., support@,...

Mit ist die sinnvolle bzw. zwingende Verwendung eines E-Mail Postfaches in Verbindung mit E-Mail Accounts/Adresse nicht klar.

Angenommen 3 E-Mail Accounts/Adressen werden einem IMAP Postfach zugeordnet. Ist es dann so, dass bei eingehender E-Mail diese an die 3 E-Mail Adressen weitergeleitet wird?
Dies würde dann nicht im Sinne eines effizienten Workflows sein.

Über eine klärende Antwort würde ich mich sehr freuen.

Bernhard
Mitglied: maretz
13.01.2011 um 12:01 Uhr
Naja - es gibt beide Ansätze - und beide haben ihre Vor- und Nachteile:

a) Jeder hat nen eigenes Postfach: Was passiert wenn derjenige im Urlaub ist?

b) Gruppenpostfächer: Ich schicke eine Mail an info@... Diese schlägt bei User A,B und C auf. A meint das B sich drum kümmert, B glaub das C dafür zuständig ist und C denkt sich das A oder B das schon erledigt haben. Und nu?

Daher solltet ihr das Mailsystem an euere Arbeitsaufteilung anpassen - und das kannst du am besten beurteilen was da mehr Sinn macht...
Bitte warten ..
Mitglied: 60730
13.01.2011 um 12:03 Uhr
moin,

Als Beispiel - du hast einen Behälter und zwei Freunde.

Der eine wirft 5 Mark in den Topf
Der andere 5 Mark in den Eimer
Und du wirfst auch 5 Mark in den Becher.

Drei bezeichnungen für ein und das selbe - warum sollte sich also der Inhalt vermehren - nur weil ein anderer Name benutzt wurde?

Jetzt ist der Behälter gefüllt und jeder der sich was rausnimmt, nimmts dem anderen Weg.
Ob das nun ein effizienter Workflow ist - das sei dahingestellt - denn das macht mal Sinn und mal nicht.

@Biber:
Ich kenne nur den Spruch 5 Mark ins Phrasenschwein oder den vom Robert L mit der Brille

Gruß
Bitte warten ..
Mitglied: Ravers
13.01.2011 um 12:16 Uhr
Wir habens anders "hingepfuscht"; Sale ... Info etc. - die Mails werden in einen öffentlichen Ordner geschoben. Von da aus bearbeiten dann mehrere Personen die Mails ud verschieben Sie qusi in "Erledigte".

Und weiterhin hat jeder seinen eigenen Account .. nicht die goldene Lösung; aber es läuft irgendwie, warum auch immer, sehr gut.

Mfg
ravers
Bitte warten ..
Mitglied: berniB
13.01.2011 um 15:07 Uhr
Danke für Eure Antworten, die zeigen, dass die Sache in der Tat komplex ist je nach interner Workflowsystematik.

Wenn Mitarbeiter krank, Urlaub... dann müsste eine Weiterleitung auf die „Vertretung“ erfolgen - ok.

Das Szenario A, B, C... wer macht nun was... kann in der Tat verheerende Auswirkungen haben – also eher nicht.

Ein Sammelaccount in dem aktiv nachgesehen werden muss für info, sales... – macht dann eher Sinn mit jeweils einem Postfach,
sodass die Zentrale das Info und Kontakt Postfach sichtet und weiterleitet...

jetzt geht es darum auch festzulegen, wie vermieden wird, dass die Postfächer voll sind und keine Mails mehr angenommen werden,
was heißt regelmässig Mails auf einem Datenträger zu sichern und aus dem Postfach im Server zu löschen... wird schon werden*-)
Bitte warten ..
Mitglied: maretz
13.01.2011 um 15:19 Uhr
Moin,

ob die Mitarbeiter weiterleitungen machen ist ja ne frage wie das bei euch geregelt ist. Bei privaten Mails könnte ich mir vorstellen das ein Mitarbeiter keine weiterleitung möchte (bzw. wenn der krank ist weiss der das ja am Tag davor nicht).

Der Sammel-Acc is auch nur eine Variation des "ABC"-Problems. Nur das hier A, B und C einfach allle die mail gar nich erst angucken ;)
Bitte warten ..
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