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GELÖST

Brauche ich ein EMail-Relay? bzw. hMail-Konfiguration

Frage Internet E-Mail

Mitglied: Elmario

Elmario (Level 1) - Jetzt verbinden

17.08.2014, aktualisiert 19.08.2014, 1991 Aufrufe, 20 Kommentare

Hallo zusammen!

Ich habe vor für einen Freund, welcher eine kleine Firma (samt drei Angestellten) hat, dabei zu helfen den EMail-Verkehr entsprechend seiner Bedürfnisse zu optimieren.
Er arbeitet in der Grafikbranche (Werbung, Schilder, Druck etc.) und hat dementsprechend massenhaft EMails mit großen Anhängen im Posteingang. Bisher läuft es so, dass er mit seinem Outlook die Mails normal herunterlädt (POP3) und falls benötigt andauernd wieder an Mitarbeiter weiterkopiert. Er benutzt also seine Outlook-Datenbank gleichermaßen als Workspace und Archiv.

Nun hat dieses simple Vorgehen natürlich diverse Nachteile:
1. Mangelnde Datensicherheit (habe die Outlook-Datenbank schon mehrmals mit Ach und Krach und diversen Basteltools retten müssen, nach Abstürzen o. ä.
2. Schlecht zu handelndes Datenaufkommen - Die pst ist inzwischen etliche GB groß und wächst und wächst, seine SSD ist unnötig gefüllt, Outlook wird immer langsamer
3. Mangelnder Komfort/Chaos: Er muss immer von Hand die Dateien welche seine Mitarbeiter brauchen aus Outlook heraus in einem freigegebenen Ordner kopieren, damit die Anderen drankommen. Es sammeln sich etliche Kopien an diversen Orten

Anforderungen:
Ich habe nun jedenfalls den Plan, sein EMail-Technik grundsätzlich zu ändern, und zwar folgendermaßen:
1. Eine Software auf dem (vorhandenen) Server holt sämtliche Mails per POP3 online ab.
2. Die Software stellt mehrere IMAP-Ordner (für verschiedene Nutzer) zur Verfügung
3. Er kann durch Verschieben/Kopieren der Mails in einen allgemeinen IMAP-Ordner, diese an seine Mitarbeiter weitergeben (freigeben)
4. Zentrales Backup und Archivierung sämtlicher eingegangenen und ausgegangenen Mails soll möglich sein
5. Die Software muss unter Windows laufen, da er leider diverse andere Windows-Server-Software auf dem Server laufen hat (WinOffice pro etc.). Virtualisierung scheidet wegen zu wenig RAM aus.
6. Die Mitarbeiter können über ihre vorhandenes Outlook nur Mails, welche er in den allgemeinen oder ihren persönlichen Ordner kopiert hat sehen und sich die nötigen Dateien direkt aus derem Anhang holen.
7. Da er es nicht anders kennt, und wohl auch nie lernen wird, soll die Verwaltung weitestgehend im Mail-Client stattfinden.
Fragen
a) Soweit ich weiß, nennt man einen Email-Server in dieser Funktion einen Relay-Server, ist das richtig?

b) Was mich beim Lesen über Relay-Server allerdings irritiert, ist das immer wieder genannte Problem, dass er durch Spammer missbraucht werden könnte. Allerdings sehe ich dieses Risiko dadurch, dass der EMail-Versand nur aus dem LAN möglich sein soll als nicht vorhanden, ist das soweit auch richtig?

c) welche Software kommt in Frage?
Ich kenne bisher:
-Exchange - erscheint zu komplex und zu teuer
-JanaServer - leider inzwischen etwas altbacken
-hMail - bisher noch der realistischste Kandidat

d) wie sehen im Wesentlichen die notwendigen Schritte aus, um eine solche Lösung zu realisieren?
Ich habe schon online gesucht, aber da ich nicht sicher war, ob es sich dabei wirklich um einen Relay-Server handelt, oder um einen speziellen Fall eines Relays (lokales Relay?), oder auch um etwas ganz Anderes, habe ich noch keinen wirklichen Fortschritt gemacht. Würde mich besonders über ein ungefähres Step-by-Step fpr hMail freuen!
(Ich weiß z.B. nicht ob ich dafür überhaupt eine Domain in hMail erstellen muss usw)
Im Moment bin ich soweit, dass ich auf einem Testsystem MySQL und hMail installiert habe, und mir nun hMail seine Optionsvielfalt präsentiert.


e) Um in den IMAP-Postfächern auf dem Server auch ausgehende Mails zu archivieren müssen diese auch über den Server versandt werden?
Oder ließe sich das auch über eine beim Outlook-Versand erzeugte Kopie realisieren?

vielen Dank schon einmal für jede Hilfe
Mitglied: keine-ahnung
17.08.2014 um 22:17 Uhr
Moin,
hmail ... kann ich Dir nicht weiterhelfen. Windows ... schon. SBS2011 Standard, Nutzung öffentlicher Ordner - könnte die Lösung Deines kleinen Problems sein.

LG, Thomas
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Mitglied: certifiedit.net
18.08.2014 um 03:42 Uhr
Ich würde, wie Keine-Ahnung auf den Exchange gehen.

Wegen Komplexität: Entsprechender Dienstleister, kein Problem. Wegen "teuer" - was ist es denn mit einer SW, die einem jeden Tag 50-100€ an Aufwand (MA,selbst) kostet, weil sie ineffektiv sind? Was ist mit SW, die unsicher ist?

Kann euch gerne auch bei der Einrichtung unterstützen.

Grüße
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Mitglied: Looser27
18.08.2014 um 09:38 Uhr
Moin,

ich würde den Kerio Connect nehmen. Der hält sich kostenmäßig im Rahmen und ist einfach aufzubauen und zu administrieren. Der hmailserver scheidet hier leider aus, denn der bekommt ab einem gewissen Datenvolumen Probleme (die magische 2 GB Grenze hat uns damals auch zum Wechsel gezwungen).

Wenn die Mitarbeiter allerdings regelmäßig sauber archivieren und die Datenmenge weit unter den 2 GB bleibt ist der hmailserver eine sehr schicke Alternative.
Allerdings bietet er keine gemeinsamen Ordner, Kalender, etc.

Vielleicht suchst Du Dir aber besser einen, der sich mit dem Thema auskennt....

Gruß

Looser
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Mitglied: maretz
18.08.2014 um 11:02 Uhr
Ich würde mal einen ganz anderen Ansatz überlegen. Und zwar mir irgendwo einen Root-Server mieten auf dem ich das ganze Mail-Geraffel laufen lasse. Dieser hat den Vorteil das du mittels IMap arbeiten kannst und das du ggf. auch überlegen kannst große Files einfach per FTP/HTTP (mit htaccess) zu verteilen statt die per Mail zu versenden. Es hilft dir ja dein Mailserver nicht wenn der Empfänger nur z.B. 5 MB zulässt.

Die Sicherung des ganzen kann man dann ja immer noch über nen remote-Script machen so das auch nichts verloren geht.
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Mitglied: certifiedit.net
18.08.2014, aktualisiert um 11:19 Uhr
Zitat von maretz:

Ich würde mal einen ganz anderen Ansatz überlegen. Und zwar mir irgendwo einen Root-Server mieten auf dem ich das ganze
Mail-Geraffel laufen lasse. Dieser hat den Vorteil das du mittels IMap arbeiten kannst und das du ggf. auch überlegen kannst
große Files einfach per FTP/HTTP (mit htaccess) zu verteilen statt die per Mail zu versenden. Es hilft dir ja dein
Mailserver nicht wenn der Empfänger nur z.B. 5 MB zulässt.

Die Sicherung des ganzen kann man dann ja immer noch über nen remote-Script machen so das auch nichts verloren geht.

Du stehst auf Cloudlösungen, oder? ;)

Datenschutz? Absicherung?

Nebenbei:
Gut das die EDV nicht der Straßenverkehr ist - auch wenn ich mir manchmal nen Zwangsführerschein für den PC wünschen würde.
Denn dann könnte nicht jeder der meint er kann den PC unfallfrei einschalten auch gleich nen ganzes Netzwerk verwalten (versuchen)
oder sich nen Root-Server mieten... Auf der Straße kommt doch auch keiner auf die Idee "Ich bin noch nie Motorrad gefahren - gib mir
mal ne Hayabusa mit 400 PS"

Die Aussage verträgt sich absolut nicht mit deiner "Beratung" hier. Wenn TO erzählt, dass ihm ein Exchange zu komplex ist.
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Mitglied: Looser27
18.08.2014 um 11:26 Uhr
Das ganze geht noch einfacher mit einem handelsüblichen NAS, z.B. Synology. Mailserver installieren und einrichten. Datensicherung auf ne externe Platte und alles ist "im-Hause".
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Mitglied: Elmario
18.08.2014, aktualisiert um 13:18 Uhr
Hallo!

Habt ihr denn hMail mit SQL Server Compact verwendet oder mit MySQL? Denn SQL Compact soll ja Probleme mit größeren Datenbanken haben.
Wenn das mit hMail und MySQL nichts wird werde mir dieses Kerio Connect mal ansehen; und was für einen Aufwand es macht.

Gruß und Danke,
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Mitglied: Looser27
18.08.2014 um 13:16 Uhr
Ich habe damals den SQL Compact verwendet. Du kannst aber auch eine SQL Express nehmen.

Kerio dauert für 3 User einzurichten max. 1h, wenn Du alles in Ruhe durchgehst

Gruß

Looser
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Mitglied: Elmario
18.08.2014, aktualisiert um 13:17 Uhr
Hallo!

Es ist schon wichtig, dass die Dateianhänge vor Ort liegen, denn diese bei Benötigung ständig wieder über das Internet zu transferieren würde wegen der Dauer doch nervig sein. Auch versuche ich den Installations- und Wartungsaufwand eher zu minimieren, weil ich ja nur nebenbei helfe und nicht in dieser Firma arbeite.

Mein Vorhaben halte ich ich inhaltlich eigentlich für ganz simpel, das Problem ist halt nur, dass die Mail-Server scheinbar eine ziemlich komplexe Konfiguration haben (von der ich aber vermutlich nur einen kleinen Bruchteil benötige!?).

Gruß,
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Mitglied: Looser27
18.08.2014 um 13:21 Uhr
Moin,

da wird es Dir der Kerio sehr einfach machen.
Die jetzigen Mailkonten einfach komplett archivieren und später als selbiges einhängen. Dann hast Du ein leeres IMAP-Konto für den Neuanfang.

Auf den Clients dann ein weiteres Archiv einrichten für eine kontinuierliche Archivierung. Dann bleibt der IMAP Account auch immer performant.
Der Kerio selber ist sehr pflegeleicht. Lad Dir einfach mal die Testinstallation herunter und installier die. Dann weißt Du was ich meine.

Gruß

Looser
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Mitglied: Elmario
18.08.2014 um 13:22 Uhr
Ich gehe ja davon aus, dass nachdem der Mail-Server einmal funktionierend konfiguriert wurde, kein großer Wartungsaufwand mehr anfällt. Nach außen hin soll er ja sowieso nicht erreichbar sein, deshalb erwarte ich auch keine großen Sicherheitsprobleme.
Mir wäre schon etwas geholfen, wenn Du mir helfen könntest, zu versuchen meine Fragen Punkt für Punkt weitestgehend zu beantworten. Vor allem bezüglich der korrekten Benennung meines Problems (ist das was ich brauche ein Relay oder etwas anderes?), denn damit könnte ich mir besser selbst helfen.
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Mitglied: Elmario
18.08.2014 um 13:25 Uhr
Es würde mir vielelicht schon etwas helfen, wenn Du mir soweit möglich, mit den Fragepunkten helfen könntest. Wie ich "Keine-Ahnung" schon geschrieben habe, wäre es besonders wichtig zu wissen, wie ich mein Problem korrekt benenne, um nach möglichen Lösungen/Konfigurationshinweisen für hMail suchen zu können. Damit meine ich vor allem, ob es nicht einen konkreten Begriff für dieses doch sicher recht verbreitete Szenario gibt.
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Mitglied: Looser27
18.08.2014 um 13:27 Uhr
Da Dein Mailserver nicht selber die Mails direkt aus dem Internet hosten soll, brauchst Du einen Provider, wo die Mails ankommen und abgeholt werden können.
Der Mailserver (lokal) holt die Mails beim Provider ab und verteilt sie dann auf die lokalen User.
Über diesen Provider schickst Du dann die Mails auch raus. Das ist der Relayer (in dem Fall also das "Sende-Konto" beim Provider).
Als Relayer-Konto wird ein aktives Konto angegeben, welches auch auf dem Mailserver läuft (häufig das INFO-Konto).

Ich hoffe das war halbwegs verständlich erklärt.

Gruß

Looser
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Mitglied: Looser27
LÖSUNG 18.08.2014, aktualisiert 19.08.2014
Zu Deinen weiteren Fragen:

1. Eine Software auf dem (vorhandenen) Server holt sämtliche Mails per POP3 online ab.
Das können sowohl hmailserver als auch der Kerio in der Standardversion.

2. Die Software stellt mehrere IMAP-Ordner (für verschiedene Nutzer) zur Verfügung
Das kann jeder IMAP-fähige Mailserver.

3. Er kann durch Verschieben/Kopieren der Mails in einen allgemeinen IMAP-Ordner, diese an seine Mitarbeiter weitergeben (freigeben)
Das kann der hmailserver nicht. Im Kerio gibt es hingegen einen öffentlichen Ordner, in den man diese Mails legen kann.

4. Zentrales Backup und Archivierung sämtlicher eingegangenen und ausgegangenen Mails soll möglich sein
Kerio hat eine eingebaute Backup-Möglichkeit. hmailserver ebenfalls. Komfortabler ist allerdings bei beiden die Sicherung des Servers zu nutzen.

5. Die Software muss unter Windows laufen, da er leider diverse andere Windows-Server-Software auf dem Server laufen hat (WinOffice pro etc.). Virtualisierung scheidet wegen zu wenig RAM aus.
Kein Problem. Beide sind nicht sonderlich leistungshungrig.

6. Die Mitarbeiter können über ihre vorhandenes Outlook nur Mails, welche er in den allgemeinen oder ihren persönlichen Ordner kopiert hat sehen und sich die nötigen Dateien direkt aus derem Anhang holen.
Können beide.

7. Da er es nicht anders kennt, und wohl auch nie lernen wird, soll die Verwaltung weitestgehend im Mail-Client stattfinden.
So ist es auch bei beiden. Kerio bietet hier einen Offline-Konnector, der das ganze sehr komfortabel gestaltet.
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Mitglied: maretz
18.08.2014 um 13:34 Uhr
[quote]
Du stehst auf Cloudlösungen, oder? ;)
[/quote]

Jetzt musst du mir mal den Zusammenhang deiner Aussage erklären.

Was hat ein einfacher Courier-IMAPd mit ner Cloud zu tun? Erschließt sich mir jetzt nicht so ganz der Zusammenhang... Was das ganze Datenschutzmäßig betrifft - wo ist der Unterschied ob dein Server bei dir im Haus steht - oder beim Provider? Lediglich die Absicherung - da gebe ich dir recht, da muss man tatsächlich das Backup etwas anpassen. Aber auch das ist nicht sonderlich komplex...

Weiterhin: Beim Exchange gibt es div. Einstellmöglichkeiten - zumindest wenn man den korrekt betreibt. Für einen simplen Courier-IMAPd, Fetchmail und ggf. nen Postfix zum versenden gibt es genügend Hilfestellungen. Was natürlich nicht davon befreit sich damit auch zu beschäftigen da man ansonsten auch viel Spass haben kann...
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Mitglied: certifiedit.net
18.08.2014 um 17:55 Uhr
Nein root ist dauerhaft im Netz. Ebenso die web tk. Frage geklärt?
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Mitglied: Looser27
18.08.2014, aktualisiert um 21:50 Uhr
Aber alles irgendwie anderen Frage vorbei.....
Ihm war der Exchange zu komplex. Kann ich persönlich absolut nachvollziehen.
Also braucht man das wohl nicht weiter zu vertiefen.

Just my 2 cents.
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Mitglied: Elmario
19.08.2014, aktualisiert um 20:51 Uhr
Gut, ich danke dir. So wie ich jetzt sehe, sollte mit hMail alles möglich sein wie gedacht, außer den öffentlichen Ordnern. Aber ich denke dass ließe sich umschiffen, indem er z.B. einfach die Mail an den/die betreffenden Kollegen weiterleitet. Da es bis auf dieses Details nun immerhin als grundsätzlich möglich verifiziert ist, die Sache mit hMail zu lösen bin ich neu motivert werde ich erst einmal noch etwas damit üben, eventuell klappt es ja nach einigem Studium des hMail-Forums.

Ich habe dort auch inzwischen auch einen Thread gefunden in dem ein sehr ähnliches Szenario erfragt wird: (https://www.hmailserver.com/forum/viewtopic.php?f=7&t=25432)

Es gibt zwar nicht viele Antworten, allerdings stellt die Frage selbst dort ja doch schon einen groben Hinweis auf die Vorgehensweise da.
(Bisher leider das zutreffendste, dass ich gefunden habe)


Falls es gar nicht voran gehen sollte, werde ich danach noch Kerio Connect in Betracht ziehen.
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Mitglied: maretz
20.08.2014 um 06:49 Uhr
Moin,

jap, alles geklärt... für dich ist alles "was dauerhaft im Netz ist" eine Cloud.

Weiterhin ist geklärt das bei dir nicht die Anforderung eine Lösung bestimmt - sondern eine Lösung gut oder schlecht ist weil sie es eben ist... Denn bei der Web-TK gibt es eine ganz andere Anforderung als hier... Aber kein ding, wir können uns auch gerne unterhalten ob nun Windows / Linux, ob IE, Chrome oder Firefox. Gerne auch ob nun Java, C++ oder sowas wie .NET. Nur bitte nicht auf Anforderungen gucken und DANN überlegen was passen könnte - lass uns lieber einfach sagen "weil is so"...

Also - für mich ist das dann mal geklärt... Ich habe da halt etwas andere Ansichten und nicht den Ansatz das alles was dauerhaft im Web ist gleich ne böse Cloud ist und (bitte nicht erschrecken!) ich habe sogar den Ansatz das je nach Problemstellung eine Cloudlösung sogar gut sein kann. Aber keine Sorge, den Ansatz muss nicht jeder teilen - und (ganz ohne Sarkasmus!) wenn es jeder tun würde wären sicher einige Innovationen nicht entstanden.
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Mitglied: keine-ahnung
20.08.2014 um 07:52 Uhr
Moin noch mal,
sollte mit hMail alles möglich sein wie gedacht, außer den öffentlichen Ordnern.
vermutlich ist das so, wie gesagt - ich kenne hmail nicht.
Er muss immer von Hand die Dateien welche seine Mitarbeiter brauchen aus Outlook heraus in einem freigegebenen Ordner kopieren, damit die Anderen drankommen. Es sammeln sich etliche Kopien an diversen Orten
und hat dementsprechend massenhaft EMails mit großen Anhängen
Das wird dann wohl auch so bleiben, nur dass er die Datenmassen nicht kopiert, sondern weiterleitet ... die Geschwindigkeit wird sicher besser, da das im eigenen LAN bleibt, sonst aber?

Insgesamt hat der Bill hier mit den öffentlichen Ordnern im Exchange ein wirklich gutes Werkzeug auf die Beine gestellt, der noch dazu in einem SBS auch gut administrierbar integriert ist --> nicht umsonst ist das Teil vom Markt genommen worden --> es hat einfach zuviel Marktanteile weggegraben, die sonst den deutliche teureren Einzelkombinationen aus OS und MX zugute gekommen wären.

Aber auch mit einem MX wäre das kein Datengrab ... wirklich grosse Anhänge in Masse gehören anders organisiert.

LG, Thomas
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