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GELÖST

kranke Mitarbeiter - wer schaltet den Abwesenheits-Assistenten ein?

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: geTuemII

geTuemII (Level 3) - Jetzt verbinden

03.03.2006, aktualisiert 07.09.2006, 47626 Aufrufe, 20 Kommentare

SBS 2003 mit Exchange und Outlook 2003

Hallo an alle,

ich habe hier einen SBS 2003 mit Exchange und Outlook 2003 auf den Clients.

Meine User haben eigene Mail-Adressen (auch extern) und Passwort-geschützte Zugänge auf die Rechner. Und sie haben sich schon (fast) dran gewöhnt, den Abwesenheits-Assistenten zu benutzen (ich bin ganz stolz). Wenn jetzt aber ein User erkrankt, kann er den Abweenheits-Assistenten nicht mehr wirklich konfigurieren bzw. anschalten.

Nun könnte er einem anderen User sein PW geben, und dieser schaltet den Assistenten. Aber das ist ja nicht im Sinne des Erfinders des Gemeinen Passwords.

Wie habt ihr dieses Problem gelöst, habe ich eine Konfigurations-Möglichkeit übersehen? Ich bitte um Input...

Ansonsten eine Schönes WE, geTuemII
Mitglied: Shaby
03.03.2006 um 18:52 Uhr
moin

falls du ein bisschen geld ausgeben kannst, könnte dies hier helfen (gitb auch testversion)

http://www.selisoft.com/de/oof-reset/index.phtml

grüsse shaby
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Mitglied: MGX
03.03.2006 um 19:35 Uhr
Hi,

also theoretisch könnten die Mitarbeiter die Abwesenheitsnotiz auch über OWA (Outlook WebAccess) in den Optionen einstellen - und zwar von überall, wo's einen Internetzugang gibt.

Da mittlerweile die meisten Menschen auch zu Hause Internet haben und auch trotz Krankheit mal den PC benutzen (können), wäre das wohl die günstigste Lösung IMHO.

Die Abwesenheits-Meldung aktiviert bzw deaktiviert man unter "Optionen" im OWA.
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Mitglied: RSRconnect
03.03.2006 um 20:16 Uhr
Es geht auch kostenlos und administrativ über den Server!

AD Benutzer und Computer aufrufen, MA raussuchen, Eigenschaften aufrufen, Register "Exchange-Allgemein", Button "Zustelloptionen", "weiterleitung an" setzen.

Und schon ists so, als obs der kranke selber gemacht hätte.
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Mitglied: drop-ch
03.03.2006 um 23:11 Uhr
@RSRconnect

"weiterleitung an" setzen.
Korrigiere mich, aber aus meiner Sicht hat das nichts mit dem Wunsch von geTuemII gemeinsam. Sie will keine Weiterleitung aktivieren, sondern den Abwesenheitsassistenten des entsprechenden Users.

@Silke
Wie Markus bereits geschrieben hat: Der User kann das auch via OWA machen. Ansonsten könntest du auf einem Management Rechner sein Outlook anschnallen und den Abwesenheitsassistenten für Ihn aktivieren. Dazu muss dir der User oder sein Vorgesetzter das OK geben...ansonsten wird das persönlichkeits Recht verletzt.

gretz drop
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Mitglied: RSRconnect
04.03.2006 um 00:54 Uhr
@RSRconnect

> "weiterleitung an" setzen.
Korrigiere mich, aber aus meiner Sicht hat
das nichts mit dem Wunsch von geTuemII
gemeinsam. Sie will keine Weiterleitung
aktivieren, sondern den
Abwesenheitsassistenten des entsprechenden
Users.
OK, am Ziel vorbeigeschossen, habe einige Kunden, die halt so Anfragen an kranke Mitarbeiter weiter bearbeiten wollen.

Eine andere Möglichkeit wäre dann zB noch beim ISP direkt einen Autoresponder - um den geht ja wohl hier dann - direkt auf dem Mailserver zu setzen. Damit würden die Mails vom Mitarbeiter nicht angefasst, keine Rechte verletzt und der Zweck erfüllt. Jeder gute ISP sollte sowas im Programm haben.

Persönlichkeitsrechte in solchen Fällen sollte man direkt im Arbeitsvertrag festhalten, insbesondere, wenn es sich um einen Firmen-Account handelt, den der MA ja für seine Arbeit und nicht sein Privatvergnügen erhält.
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Mitglied: geTuemII
04.03.2006 um 11:11 Uhr
Hallo Jungs,

OWA ist nicht möglich, da ich keinen Zugang von extern auf den Server habe. Die Weiterleitung ist im Prinzip eine Gute Idee, da es vor allem um die Attachments geht. Allerdings habe ich dann ein rechtliches Problem, da die Leute Mail auch privat nutzen dürfen.

Nochmal ein paar Infos zum Verständnis:
Wir erhalten per Mail auf die persönlichen Accounts Daten, die in unsere Unterlagen mit eingearbeitet werden müssen, das ganze natürlich immer gestern, da Termine fest vorgegeben sind. Die einzelnen Mitarbeiter können ja im Abwesenheits-Assistenten sehr genau filtern, an wen welche Mail weiterzuleiten ist. In den Autorespondern steht eigentlich nur drin, daß der User abwesend ist und die Mail weitergeleitet worden ist. Diese Struktur würde ja auch im Falle einer Krankheit gut funktionieren, daher meine Suche nach einer Möglichkeit, die Abwesenheitsschaltung von Server aus (oder wie auch immer) zu aktivieren.

Ein schönes Wochenende und viele Grüße, geTuemII
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Mitglied: geTuemII
04.03.2006 um 11:26 Uhr
Hallo Shaby,

danke für den Tip. Das entspechende Programm wäre nicht OOF-Reset, sondern OOF-Admin, aber leider benötige ich dafür das Password des Users. Und gnau das habe ich nicht (und will es übrigens auch gar nicht kennen). Schade, trotdem danke!

Gruß, geTuemII
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Mitglied: drop-ch
05.03.2006 um 11:54 Uhr
Wird schwierig. *grübel*
Da die wenigsten Wissen, ob sie am nächsten Tag krank im Bett liegen oder nicht müsste jeder theoretisch jeder Mitarbeiter vor dem Feierabend den Abwesenheitsassistent einschalten. Das ist in der Praxis jedoch nicht zuverlässig Umsetzbar.
Daher würde ich die Funktion "Stellvertretung" vorschlagen. So hat zwar der Kollege auch Einsicht auf private eMails...aber beides ist wohl ohne OWA nicht möglich.

gretz drop
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Mitglied: geTuemII
05.03.2006 um 13:00 Uhr
Heureka,

ich habe genau das gefunden, was ich brauche:
Unter http://www.symprex.com/products/oom/ findet sich ein Out-Of-Office-Manager. Das Teil wird auf dem Client (zb Sekretariat) installiert und stellt die Verbindung zum Exchange über einen Service her. Der Service muß mit Domain-Admin-Rechten und Send-As/Recieve-As auf die Postfächer arbeiten (werde wohl einen ServiceAccount mit hybschem Password anlegen).

Das Sekretariat kann nun den Abwesenheits-Assistenten an- und abschalten und die entsprechende Nachricht eintragen/korrigieren. Vorhandene Regeln werden übernommen und aktiviert. Das setzt natürlich vorraus, daß auch Regeln definiert sind, aber alle Verantwortung sollte man ja $user auch nicht abnehmen

Achja, nochwas zur Fundstelle: Auch hier war wieder einmal http://www.msexchangefaq.de mein Freund

Grüßle, geTuemII
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Mitglied: RSRconnect
05.03.2006 um 13:48 Uhr
Naja, 395 Euro ist ja auch nicht ganz billig....
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Mitglied: geTuemII
05.03.2006 um 14:32 Uhr
Ja, da hast du recht.

Auf der anderen Seite ist der wirtschaftliche Schaden für das Unternehmen evtl. aber sehr viel höher, mal ganz abgesehen vom Image- und Vertrauensverlust beim Kunden und dem Ärger im Nachgang. Und wenn zb das Sekretariat diesen Service übernimmt, hast du nur einen ServicePoint und damit auch nur eine Lizenz für den kompletten Zugriff auf die Assistenten der User. Dadurch relativiert sich das ganze IMHO doch wieder sehr.

Gruß, geTuemII
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Mitglied: everclear1
07.09.2006 um 13:02 Uhr
Also,

um euch die Arbeit zu erleichtern und das Geheimnis zu lüften -

Ja, es gibt natürlich wie immer eine Möglichkeit die OOF einzusetzen, ohne das der User etwas mitbekommt, ein Passwort ändern, oder der Admin das Passwort des User kennen muss.

Man muss dabei als Admin natürlich wie immer die Augen zumachen und ist wie immer nicht ganz auf der Seite des BDSG.

Wie dem auch sei. Es bleibt einem ja eh nichts anderes übrig (ausser den kauf eines Tools).

Diese Methode ist simpel - ### für den Exchange - und man muss nur darauf kommen.
(man muss die Rechte auf das Postfach (sollte als Admin kein Thema sein) haben!)

1. Systemsteuerung
2. Mail-Setup
3. Profile anzeigen und anschließend hinzufügen
4. Da ein neues Profil mit den namen des Users anlegen (neues Konto hinzufügen/MS Exchange Server (anschl. den Mailserver und den Usernamen eintragen)).
5. Profil auswählen und anschl. Outlook starten.
6. Es wird nun das Outlook von User xy gestatet und man kann die OOF einrichten.
7. Wieder raus und Profil umstellen auf das eigene. -Fertig!

Das ganze geht wenn geübt in ca. 2-3 minuten über die Bühne.

Gruss und viel Erfolg von meiner Seite....
Bitte warten ..
Mitglied: geTuemII
07.09.2006 um 13:06 Uhr
@everclear1:
Könntest du mal bitte kurz erklären, was du uns sagen möchtest? Ich verstehe nur Bahnhof.

[EDIT]
Wenn du deine Posts komplette umstrickst, solltest du das mit EDIT kenntlich machen.

Zu deinem Lösungsansatz: Es ging darum, das Postfach des Users eben nicht einzusehen. Und das auch wegen des BDSG. Außerdem hätte der Admin ja nun wirklich viel zu tun, die Abwesenheitsmeldungen für die User zu setzen. Ich habe keine Ahnung, wie das bei dir ist, aber ich bin eigentlich nicht Sekretärin.

So gesehen verstehe ich immer noch nicht, wie dein Post die obige Frage beantworten kann. Ich habe übrigens OOM zwischenzeitlich schon eine ganze Weile im Einsatz und keinerlei Probleme oder Rückfragen der User. Das schalten der Abwesenheit wird vom Sekretariat aus gemacht, falls ein User erkrankt (das erfährt das Sekretariat sowieso zuerst) oder es vergessen hat; Anruf genügt.
[/EDIT]

geTuemII
Bitte warten ..
Mitglied: Biber
07.09.2006 um 13:15 Uhr
Moin everclear1,
5. Profil auswählen und anschl. Outlook starten.
6. Es wird nun das Outlook von User xy gestatet und man kann die OOF einrichten.

Wird denn da nicht nach dem Passwort des unerwartet kranken Benutzers gefragt?

Gruß
Biber
Bitte warten ..
Mitglied: everclear1
07.09.2006 um 14:04 Uhr
Moin everclear1,
> 5. Profil auswählen und anschl.
Outlook starten.
> 6. Es wird nun das Outlook von User xy
gestatet und man kann die OOF einrichten.

Wird denn da nicht nach dem Passwort des
unerwartet kranken Benutzers gefragt?

Gruß
Biber


Bei dieser Methode nicht.

Gruss
Bitte warten ..
Mitglied: everclear1
07.09.2006 um 14:08 Uhr
@everclear1:
Könntest du mal bitte kurz
erklären, was du uns sagen
möchtest? Ich verstehe nur Bahnhof.

[EDIT]
Wenn du deine Posts komplette umstrickst,
solltest du das mit EDIT kenntlich machen.

Zu deinem Lösungsansatz: Es ging darum,
das Postfach des Users eben nicht
einzusehen. Und das auch wegen des BDSG.
Außerdem hätte der Admin ja nun
wirklich viel zu tun, die
Abwesenheitsmeldungen für die User zu
setzen. Ich habe keine Ahnung, wie das bei
dir ist, aber ich bin eigentlich nicht
Sekretärin.

So gesehen verstehe ich immer noch nicht,
wie dein Post die obige Frage beantworten
kann. Ich habe übrigens OOM
zwischenzeitlich schon eine ganze Weile im
Einsatz und keinerlei Probleme oder
Rückfragen der User. Das schalten der
Abwesenheit wird vom Sekretariat aus gemacht,
falls ein User erkrankt (das erfährt das
Sekretariat sowieso zuerst) oder es vergessen
hat; Anruf genügt.
[/EDIT]

geTuemII

lese einfach noch mal von gaaaaanz obeeeen .......
damit sollt auch dir klar werden - die eingangsfrage ist beantwortet .

gruss
Bitte warten ..
Mitglied: drop-ch
07.09.2006 um 14:08 Uhr
Hi Biber

Er wird wohl die Rechte für seinen Admin-Account auf dem Exchange so gesetzt haben, dass er damit jedes Postfach öffnen kann.
Habe das schon oft gesehen...entspricht wohl nicht ganz den Sicherheitsrichtlinien!

Gruss Ivo
Bitte warten ..
Mitglied: Biber
07.09.2006 um 15:10 Uhr
@Ivo
Das ist ja eine geniale Variante....
Da kann ich doch, wenn MitarbeiterX dieses mein selbstherrliches Verhalten per Mail an den Betriebsrat, den Datenschutzbeauftragten und meinen Chef mailt,
- mich mit dem Betriebsrat-Profil anmelden, diese Mail löschen und MitarbeiterX als Junk-Mailer klassifizieren
- mich mit dem Datenschutzbeauftragten-Profil anmelden, diese Mail löschen und MitarbeiterX als Junk-Mailer klassifizieren
- mich mit dem Cheffe-Profil anmelden, diese Mail löschen und MitarbeiterX als Junk-Mailer klassifizieren
- mich mit dem MitarbeiterX-Profil anmelden, die gesendete Mail löschen

und das Ganze wäre eine Sache von 4*(2 bis 3 Minuten)....
---> also in knapp 10 Minuten eine eigene Abmahnung verhindert. Hat doch was.

Wäre bloß blöd, wenn MitarbeiterX die Mail CC an Cheffe@gmx.de und MeineBetriebsrättin@web.de gemailt hat.

Gruß
Biber
P.S Von diesen kleinen Tricks und Kniffen aus der Praxis können wir ja alle nur lernen.
Bitte warten ..
Mitglied: schleudertrauma
15.02.2017 um 09:15 Uhr
OK... das Topic ist nun schon echt alt. Ich bin aber auf meiner Suche durch das selbe Problem hier rauf gestoßen. Deswegen kurze Info:

Bei den neueren Exchange Versionen kann man das ganze per Powershell setzen, ohne dass man das Postfach des Users öffnen muss. Ich habe mir dazu ein kleines Skript geschrieben, so dass ich nur noch den User und den Grund der Abwesenheit eingeben muss. Viel Spaß damit.

01.
 
02.
#------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 
03.
 
04.
$strFullName = "Name des Users" 
05.
$strUsername = "AD-Username" 
06.
 
07.
$strDatum = "bis auf Weiteres" 
08.
#$strDatum = "bis einschließlich 21.12.2016" 
09.
 
10.
$strDatumEN = "for the time being" 
11.
#$strDatumEN = "until 2016-12-21" 
12.
 
13.
$strMailVertreter = "vertreter@firma.com" 
14.
 
15.
#------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 
16.
 
17.
# Nachladen des PSSnapins für Exchange 2010 
18.
Get-PSSnapin -Registered |Where-Object {$_.Name -like '*2010'}|Add-PSSnapin -ErrorAction SilentlyContinue 
19.
 
20.
 
21.
$strIntern = " 
22.
                <html> 
23.
                    <body> 
24.
                     
25.
                        Sehr geehrte Damen und Herren,<br /><br /> 
26.
                          
27.
                        vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin " + $strDatum + " nicht im Büro.<br /> 
28.
                        Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.<br /> 
29.
                        In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an " + $strMailVertreter + ".<br /><br /> 
30.
                          
31.
                        Thank you for your e-mail. I would like to inform you, that I am not at the office " + $strDatumEN + ".<br /> 
32.
                        Your e-mail will not be forwarded.<br /> 
33.
                        In urgent cases please contact " + $strMailVertreter + ".<br /><br /> 
34.
                          
35.
                        Mit freundlichen Grüßen<br /> 
36.
                        " + $strFullName + " 
37.
                    </body> 
38.
                </html>"  
39.
 
40.
$strExtern = "<html> 
41.
                    <body> 
42.
                     
43.
                        Sehr geehrte Damen und Herren,<br /><br /> 
44.
                          
45.
                        vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin " + $strDatum + " nicht im Büro.<br /> 
46.
                        Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.<br /> 
47.
                        In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an " + $strMailVertreter + ".<br /><br /> 
48.
                          
49.
                        Thank you for your e-mail. I would like to inform you, that I am not at the office " + $strDatumEN + ".<br /> 
50.
                        Your e-mail will not be forwarded.<br /> 
51.
                        In urgent cases please contact " + $strMailVertreter + ".<br /><br /> 
52.
                          
53.
                        Mit freundlichen Grüßen<br /> 
54.
                        " + $strFullName + " 
55.
                    </body> 
56.
                </html>"  
57.
 
58.
 
59.
# Setzen 
60.
Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity $strUsername -AutoReplyState Enabled  -ExternalAudience All -InternalMessage $strIntern -ExternalMessage $strExtern 
61.
                 
62.
# Einstellungen prüfen: 
63.
Get-MailboxAutoReplyConfiguration $strUsername 
64.
 
Bitte warten ..
Mitglied: beejay
28.04.2017 um 08:52 Uhr
Coole Sache, vielen Dank!
Bitte warten ..
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