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Outlook Kontakte mit Access Verwalten

Frage Microsoft Microsoft Office

Mitglied: Shokk84

Shokk84 (Level 1) - Jetzt verbinden

27.02.2010 um 10:11 Uhr, 7489 Aufrufe, 3 Kommentare

Outlook Kontakte mit Access Lösung Verwalten

Liebe Administrator User,

Wir haben folgendes Problem bei uns in der Firma. Da unser Unternehmen bis vor kurzem nur 3 Mitarbeiter Beschäftigte sind wir jetzt mit den neuen (11) Mitarbeitern ein wenig Überlastet. Natürlich im positiven Sinne - neue Gesichter neue Ideen! Wir sind nun soweit das wir die Abläufe intern anders Regeln müssen da wir NOCH nicht mit SAP odgl Arbeiten.

Vorweg eine kleine Erklärung:
Wir haben in unserem Windows Netzwerk 11 Rechner - natürlich alle in einer Domäne mit Exchange Server usw.. - Bis vor kurzen hatte jeder in seinem Outlook Programm unter Kontakte seine eigenen Kontakte drinnen. Das Problem ist nur das in diesen Kontakten auch Bestandskunden sowie Neu-Aquise drinnen ist! Der Vertriebsleiter hat nun ein kleines "System" eingeführt wonach jeder Kontakt unter "Notizen" ein Schema hat - Also z.b. Angelegt von usw.. sowie aber auch, und das ist jetzt sehr wichtig, - die Up To Date Liste wo wirklich genau drinnen steht WER - WAS bei dem Kunden oder Kontakt zuletzt getan hat. Um etwaige Missverständnisse seitens Vertrieb und Support zu minimieren. Jeder Kontakt kommt dann auch noch in eine Bestimmte Kategorie (z.b. Bundesland - ENDkunde oder Neuaquise usw..)
WAS wir nun wollen - wir wollen alle Kontakte in einen Globalen Ordner Packen - das ist uns soweit gelungen. Was aber definitiv unser Problem ist das die Kategorien (also die Ansicht bei jedem Client in Outlook) jeweils immer Angepasst werden muss an ein sozusagen einheitliches Schema.

Meine Idee war nun eine Access DB (vorerst) zu Programmieren die mit den KOntakten von Outlook Arbeitet. (sozusagen Synchronisation) Wobei wir nun bei Frage nummero uno wären - Besteht diese Möglichkeit der Synchronisation?
UND jetzt kommts hähä - um, schön Ausgedrückt, die Benutzerfreundlichkeit zu Erhöhen (also auf gut Deutsch das es auch die Sekretärinnen Checken!) sollte das Access Programm direkt auf dem Desktop liegen und sich wirklich nur ein kleines Fenster öffnen wo man Punkt a - einen Kontakt suchen kann und Punkt B einen neuen Kontakt Anlegen kann. Die Ansicht sollte dann in etwa so Aussehen wie die wenn ich in Outlook nen Kontakt öffne. Und das wäre sozusagen die Frage B - Hat hier jemand schonmal Erfahrungen in diese Richtung gemacht? Wenn ja kann hier jemand soetwas machen? und wie ist die Produktivität mit sagen wir mal ca 2000 Kontakten aufwärts?

Danke für Eure Hilfe - LG!
Mitglied: DrAlcome
27.02.2010 um 10:38 Uhr
Ahoi!

Wir setzen hier kein Outlook ein, deshalb kann ich es nicht nachprüfen, aber andere Office Produkte (z.B. Excel) können auch Daten auch SQL-Datenbanken raus ziehen. Vielleicht kann Outlook sich auch mit einer SQL-Datenbank synchronisieren?

In dem Fall würde ich nämlich die Access-Geschichte ganz sein lassen und einen kleinen Webserver ins Netz hängen, auf dem eine SQL-Datenbank und PHP laufen (z.B. Xampp oder so). Dann können die Kollegen über ein Webinterface (ganz simpel mit Such-Button und einem Feld zum eingeben von neuen Daten) die Abfrage bzw. Datenpflege machen. Das dürfte selbst auf einer ausrangierten alten Gurke noch blitzschnell laufen. Das kann dir jeder halbwegs fitte Webprogrammierer an einem Nachmittag zusammenzimmern.
Bliebe nur die Frage, ob Outlook das überhaupt kann... aber das weis bestimmt noch irgendeiner hier
Bitte warten ..
Mitglied: Pate1410
27.02.2010 um 11:02 Uhr
Das dürfte so funktionieren...
Soweit ich weiß unterstützt Outlook die Syncronisation mit SQL-Datenbanken...

Ein Bekannter hat diese Lösung bei einem seiner Kunden angewendet...Wenn noch Interesse besteht, kann ich mich heute Abend (bei einem Bierchen) mal danach erkundigen und seine Lösung hier posten!
Bitte warten ..
Mitglied: Shokk84
27.02.2010 um 11:52 Uhr
hey danke für eure antworten! ich würd mich sehr freuen wenn mir dein bekannter behilflich sein könnte!

lg
Bitte warten ..
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