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GELÖST

Outlook - Mehrere E-Mails gleichzeitig mit einem vorgegebenen Text beantworten

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: MiMa89

MiMa89 (Level 1) - Jetzt verbinden

23.07.2014, aktualisiert 15:36 Uhr, 5361 Aufrufe, 17 Kommentare, 1 Danke

Hallo Zusammen,
wir haben momentan folgende Konstellation:

Die Personalabteilung muss täglich mehrere hundert Mails (Bewerbungen) beantworten und hätte dazu gerne eine Möglichkeit die Mails gleichzeitig mit einem vorgegebenen Text zu beantworten (ohne den ursprünglichen Betreff zu ändern und den Bewerber persönlich! anzusprechen). Also nicht alle in CC oder ähnliches.
Am besten direkt aus einem Unterordner (z.B. Ordner: abgelehnte Bewerbungen) heraus.

Kann auch durch ein kostenpflichtiges Tool realisiert werden.

Hat jemand einen Tipp oder etwa How-To's auf Lager?


Vielen Dank!

Gruß.
Mitglied: colinardo
LÖSUNG 23.07.2014, aktualisiert 05.08.2014
Hallo MiMa89,
Tools dafür gibt es haufenweise, z.B. das hier http://www.outlook-apps.com/product/bells-whistles-for-outlook/

Alternativ und kostenlos wäre ein einfaches Makro, das diese Aufgabe für dich erledigt:
Das hier würde für alle markierten Nachrichten in einem beliebigen Ordner eine vorgefertigte Antwort und eine persönliche Anrede hinzufügen und dann verschicken.
Das ist jetzt nur ein einfaches Beispiel wie man es machen könnte. Die vorgefertigte Nachricht könnte man auch aus einer Textdatei auslesen und dann einfügen lassen, und hinterher die bearbeiteten Mails automatisch verschieben. Dem Spieltrieb sind hier kaum grenzen gesetzt Das Makro könnte man dann einfach einem Button in Outlook zuweisen.
01.
Sub BewerbungenBeantworten() 
02.
    Dim ex As Explorer, mail As MailItem, itm as Object 
03.
    Set ex = ActiveExplorer 
04.
    If ex.Selection.Count > 0 Then 
05.
        For Each itm In ex.Selection 
06.
            If itm.Class = olMail Then 
07.
                Set mail = itm.Reply 
08.
                mail.Body = "Sehr geehrte(r) Frau/Herr " & itm.SenderName & "," & vbNewLine & _ 
09.
                            "Wir bedanken uns für Ihre Bewerbung! Leider müssen wir Ihnen mitteilen das sie nicht in unsere engere Auswahl gekommen sind." & _ 
10.
                            "Wir wünschen Ihnen trotzdem alles gute für Ihre persönliche und berufliche Laufbahn." & vbNewLine & vbNewLine & _ 
11.
                            "Mit freundlichen Grüßen" & vbNewLine & _ 
12.
                            "Ihre Firma XYZ" & _ 
13.
                            vbNewLine & mail.Body 
14.
                'mail.Display 
15.
                mail.Send 
16.
            End If 
17.
        Next 
18.
    Else 
19.
        MsgBox "Sie haben keine Elemente ausgewählt", vbExclamation 
20.
    End If 
21.
End Sub
Grüße Uwe
Bitte warten ..
Mitglied: nikoatit
23.07.2014 um 12:40 Uhr
Moin,

hört sich für mich wie ein "billiger" Autoresponder an!
Schau mal hier http://www.lmdfdg.at/?q=email+autoresponder+tool
Und das E-Mail verschieben könntest du auch "billig" über Regeln lösen.

Gruß
Bitte warten ..
Mitglied: MiMa89
23.07.2014 um 15:39 Uhr
Genau so etwas haben wir gesucht !!!

Es erfüllt genau den Zweck, den wir nutzen wollen.



Nur ein Problem besteht dabei, evtl. gibt es dafür eine Lösung.

Die Personalabteilung verwaltet zusammen ein gemeinsames Postfach, welche nur als Vollzugriff in deren Outlookkonten gemappt sind.
Ich habe es bereits getestet, solange man nicht der richtige Besitzer des Postfachs ist (nicht nur Vollzugriff), sendet er die Mails nicht, bzw reagiert das Script nicht darauf.

Lässt sich dies auch noch umgehen?



@nikoatit
So etwas haben wir nicht ganz gesucht, aber dennoch Danke für die Hilfe!



Gruß
Bitte warten ..
Mitglied: colinardo
23.07.2014, aktualisiert um 21:18 Uhr
Nur ein Problem besteht dabei, evtl. gibt es dafür eine Lösung.
Die Personalabteilung verwaltet zusammen ein gemeinsames Postfach, welche nur als Vollzugriff in deren Outlookkonten gemappt sind.
Ich habe es bereits getestet, solange man nicht der richtige Besitzer des Postfachs ist (nicht nur Vollzugriff), sendet er die Mails nicht, bzw reagiert das Script nicht darauf.
Habe es jetzt hier mal auf einem Outlook 2013 in Kombination mit einem EX2010 probiert und funktioniert einwandfrei mit einem Benutzer der auf das Postfach Vollzugriff hat und keine "Senden als" Berechtigung, man muss den Damen aber mindestens das Recht Im Auftrag von ... der Shared Mailbox zu senden, dann funktioniert es.

Wenn das Hinzufügen des Rechts Im Auftrag senden oder Senden als bei euch nicht in Frage kommt, muss man im Code den Account angeben mit der der User die Nachricht versenden soll.
In diesem Beispiel wird dafür der Standardaccount des Nutzers genommen, der Empfänger sieht dann natürlich die Mail-Adresse der Mitarbeiterin, dass sollte dir in diesem Fall dann klar sein:
01.
Sub BewerbungenBeantworten() 
02.
    Dim ex As Explorer, mail As MailItem, itm As Object, acc As Account 
03.
    Set ex = ActiveExplorer 
04.
    Set acc = Application.Session.Accounts(1) 
05.
    If ex.Selection.Count > 0 Then 
06.
        For Each itm In ex.Selection 
07.
            If itm.Class = olMail Then 
08.
                Set mail = itm.Reply 
09.
                mail.Body = "Sehr geehrte(r) Frau/Herr " & itm.SenderName & "," & vbNewLine & _ 
10.
                            "Wir bedanken uns für Ihre Bewerbung! Leider müssen wir Ihnen mitteilen das sie nicht in unsere engere Auswahl gekommen sind." & _ 
11.
                            "Wir wünschen Ihnen trotzdem alle gute für Ihre persönliche und berufliche Laufbahn." & vbNewLine & vbNewLine & _ 
12.
                            "Mit freundlichen Grüßen" & vbNewLine & _ 
13.
                            "Ihre Firma XYZ" & _ 
14.
                            vbNewLine & mail.Body 
15.
                mail.SendUsingAccount = acc 
16.
                mail.Sender = acc.CurrentUser.AddressEntry 
17.
                mail.Send 
18.
            End If 
19.
        Next 
20.
    Else 
21.
        MsgBox "Sie haben keine Elemente ausgewählt", vbExclamation 
22.
    End If 
23.
End Sub
Grüße Uwe
Bitte warten ..
Mitglied: MiMa89
24.07.2014 um 07:31 Uhr
Im Auftrag von oder Senden als kommt bei uns wirklich nicht in Frage.

Wo genau muss ich die E-Mail Adresse eintragen, ich bekomme immer ein Kompilierfehler.


Gruß und Danke für die großartige Hilfe!
Bitte warten ..
Mitglied: colinardo
24.07.2014, aktualisiert um 13:17 Uhr
Zitat von MiMa89:
Wo genau muss ich die E-Mail Adresse eintragen, ich bekomme immer ein Kompilierfehler.
obiges Beispiel nimmt ja auch wie geschrieben nur den Default Account des Users.
Um eine andere Mailadresse zu verwenden mit der der User die Mail verschickt (er muss natürlich das Recht haben mit dieser Adresse zu senden!) kannst du mal folgendes nehmen: (Mailadresse in Zeile 5 eintragen)
01.
Option Compare Text 
02.
 
03.
Sub BewerbungenBeantworten() 
04.
    Dim ex As Explorer, mail As MailItem, itm As Object, acc As Account, senderAddress As AddressEntry 
05.
    Set ex = ActiveExplorer 
06.
    For Each acc In Application.Session.Accounts 
07.
        If acc.SmtpAddress like "mail@domain.de" Then 
08.
            Set senderAddress = acc.CurrentUser.AddressEntry 
09.
        End If 
10.
    Next 
11.
    If senderAddress Is Nothing Then 
12.
        MsgBox "Sender-Adresse wurde nicht gefunden!", vbExclamation 
13.
        Exit Sub 
14.
    End If 
15.
     
16.
    If ex.Selection.Count > 0 Then 
17.
        For Each itm In ex.Selection 
18.
            If itm.Class = olMail Then 
19.
                Set mail = itm.Reply 
20.
                mail.Body = "Sehr geehrte(r) Frau/Herr " & itm.SenderName & "," & vbNewLine & _ 
21.
                            "Wir bedanken uns für Ihre Bewerbung! Leider müssen wir Ihnen mitteilen das sie nicht in unsere engere Auswahl gekommen sind." & _ 
22.
                            "Wir wünschen Ihnen trotzdem alle gute für Ihre persönliche und berufliche Laufbahn." & vbNewLine & vbNewLine & _ 
23.
                            "Mit freundlichen Grüßen" & vbNewLine & _ 
24.
                            "Ihre Firma XYZ" & _ 
25.
                            vbNewLine & mail.Body 
26.
                mail.Sender = senderAddress 
27.
                mail.Send 
28.
            End If 
29.
        Next 
30.
    Else 
31.
        MsgBox "Sie haben keine Elemente ausgewählt", vbExclamation 
32.
    End If 
33.
End Sub
Grüße Uwe
Bitte warten ..
Mitglied: MiMa89
24.07.2014 um 12:53 Uhr
Hallo,
die Konstellation funktioniert leider nur wenn ich mich mit dem richtigen Account (Windows-Anmeldung, Outlook, etc...) anmelde


Ich habe einen Test-Postfach angelegt und meinen Account Voll berechtigt (auch Senden Als) und es kommt immer nur die Fehlermeldung "Sender-Adresse wurde nicht gefunden".


Die Personalabteilung kann sich leider nicht jedes mal ab und anmelden.

Gruß Micha
Bitte warten ..
Mitglied: colinardo
24.07.2014, aktualisiert um 13:20 Uhr
Es wäre mal angebracht zu erwähnen mit welchem Account die Mails geschickten werden sollen und ob der User überhaupt das Recht hat mit dieser Adresse zu senden !! Ich kann das alles nicht hellsehen ich kenne eurer Konstellation nicht ... Danke. Überprüfe auch Groß und Kleinschreibung der Mail-Adresse (habe das aber oben nochmal korrigiert).

Habe jetzt schon einige Varianten gepostet, da sollte eine Variante für euch dabei sein... sorry. Läuft hier problemlos.

Viel Erfolg
Grüße Uwe
Bitte warten ..
Mitglied: MiMa89
28.07.2014 um 10:03 Uhr
Achso tut mir leid, ich dachte das wäre nun klar gewesen.

Hier nochmal die Erklärung / Zusammenfassung:


Ich "micha@e-mail.de" habe Vollzugriff (über Exchange) auf das Konto "test@e-mail.de" und wird auch automatisch in mein Outlook (2010) gemappt.

Ich möchte direkt über das Konto "test@e-mail.de" die E-Mails über das Script beantworten und das auch in der Signatur "test@e-mail.de" steht.
Also nicht im Namen bzw. im Auftrag von, sondern als ob ich der "test@e-mail.de" Besitzer wäre.


Die erste Variante funktioniert auch, aber eben nur ein meinem Namen und nicht mit dem "test..." Account.



Danke!
Bitte warten ..
Mitglied: colinardo
28.07.2014, aktualisiert um 10:30 Uhr
Ich möchte direkt über das Konto "test@e-mail.de" die E-Mails über das Script beantworten und das auch in der Signatur "test@e-mail.de" steht.
Dann bleibt dir nur deinem Account das Recht Senden als auf diese Mailbox zu erteilen, ganz einfach. Nur Vollzugriff reicht hier nicht, das Senden als Recht muss zusätzlich erteilt werden ! Standardmäßig hat nur der Besitzer des Postfaches dieses Recht. Lässt sich aber ganz einfach über die Exchange Management Konsole oder via Powershell CMDLet einrichten.

Danke!
Bitte.
Bitte warten ..
Mitglied: MiMa89
28.07.2014 um 14:37 Uhr
Ich verstehe es einfach nicht...


"test@e-mail.de" auf dem Exchange ausgewählt und "Senden-Als" und Vollzugriff dem Konto "micha@e-mail.de" erteilt.

micha@e-mail.de Outlook gestartet und im Script in Zeile 5 "test@e-mail.de" eingetragen.


Sobald ich versuche das Script auszuführen -> "Sender-Adresse wurde nicht gefunden" obwohl das Postfach definitiv vorhanden ist!

Was zum Teufel mache ich falsch?
Bitte warten ..
Mitglied: colinardo
LÖSUNG 28.07.2014, aktualisiert 04.08.2014
Du nimmst ja auch die falsche Variante für diese Konstellation mit Senden als. Hier musst du die erste gepostete Variante nehmen !!! Dabei ist keine Angabe einer Mailadresse nötig weil das Postfach hier automatisch seine eigene Adresse auswählt.
Bitte warten ..
Mitglied: MiMa89
04.08.2014 um 10:16 Uhr
Hallo,
die Perso meldet sich nun direkt als User an und schickt darüber per VBA-Script die Antworten, vielen Dank für die Hilfe !!!! )


Eins hätte ich da aber noch:


Ich möchte die Zeile
mail.Body = "Sehr geehrte(r) Frau/Herr " & itm.SenderName & "," & vbNewLine & _

so abändern, dass der Sendername nicht automatisch mit in die Mail genommen wird, dass sieht irgendwie unschön aus.


Da soll nur sowas stehen wie "Sehr geehrter(-e) Bewerber(-in), ...


Ich ändere die Zeile dann auf
mail.Body = "Sehr geehrter/-e Bewerber/-in" & vbNewLine & _ ab und wenn ich das Script ausführen möchte, passiert nichts.


Was mache ich falsch?


Danke und Gruß
Bitte warten ..
Mitglied: colinardo
LÖSUNG 04.08.2014, aktualisiert 05.08.2014
Zitat von MiMa89:
Ich ändere die Zeile dann auf
mail.Body = "Sehr geehrter/-e Bewerber/-in" & vbNewLine & _ ab und wenn ich das Script ausführen
möchte, passiert nichts.
Was mache ich falsch?
Der Code ist soweit OK. ohne alle Zeilen deines Codes für den Body-Inhalt kann ich hier den Fehler bei dir nicht erkennen. Setze Breakpoints im VBA-Editor, dann wirst du deinen Fehler schon finden ...
Das & _ ist dafür gedacht um die Zeile über mehrere Zeilen übersichtlicher im Code darzustellen. Vermutlich hast du in einer deiner Zeilen ein & _ zuviel eingebaut.

Ich empfehle auch mal folgende Seiten:
VBA/VBS/WSH/Office Developer Referenzen
Bitte warten ..
Mitglied: MiMa89
05.08.2014 um 07:55 Uhr
Alles klar, da war wirklich ein _ zu Viel eingebaut.


Ich hatte Leerzeichen bzw. "_" in den Namen stehen, deswegen konnten die Scripte nicht ausgeführt werden.
Nun sind keine derartigen Sonderzeichen enthalten.


Nun aber wieder mal ein Problem^^

Hatte die Scripte dann neu als Module angelegt und funktionierten auch direkt nach dem anlegen.
Sobald ich aber VB schließe und ausführen möchte, funktioniert es aber nicht.

Wenn ich dann VB öffne und Oben auf "Makro ausführen" klicke, funktionierts.


So, wo liegt der Fehler?


Danke nochmals und Gruß!
Bitte warten ..
Mitglied: colinardo
LÖSUNG 05.08.2014, aktualisiert 06.08.2014
So, wo liegt der Fehler?
du musst es schon auf einen Button legen und mit dem Makro verknüpfen. Wenn du das schon getan hast und zwischenzeitlich die Prozedur in ein Modul verschoben hast, musst du natürlich unbedingt die Verknüpfung des Button auf die neue Position des Makros aktualisieren !

ThisOutlookSession.BewerbungenBeantworten ist was anderes als Modul1.BewerbungenBeantworten !

Grüße Uwe
Bitte warten ..
Mitglied: MiMa89
06.08.2014 um 16:20 Uhr
Hallo,
ja irgendwie durfte ich die Module nicht umbenennen.

Die habe ich nun so gelassen und einfach per Makro ins Outlook eingefügt und es funktioniert ;)


Die Abteilung ist mit der neuen Lösung sehr, sehr, zufrieden.



Ich bedanke mich für die tolle Unterstützung !!!


Gruß
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