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GELÖST

Problem bei der Selektierung von Daten aus einer Excel XP Tabelle in einen Word XP Serienbrief

Frage Microsoft Microsoft Office

Mitglied: eznoit

eznoit (Level 1) - Jetzt verbinden

10.08.2006, aktualisiert 15:56 Uhr, 6255 Aufrufe, 11 Kommentare

Lieber Leser, Liebe Leserin,

Ich habe ein sehr schwerwiegendes Problem mit der Selektierung von Datensätzen aus einer Excel XP Tabelle in einen Word XP Serienbrief.

Bis jetz wurden die Kundendaten (Adresse etc) für den Briefkopf immer aus der Excel Tabelle selektiert und dann in den Serienbrief importiert. Nun ist folgendes Problem aufgetreten:

Wenn ich aus den 6000 Kundenadressen nun nach bestimmten Kriterien 300 auswähle, diese markiere und dann in das Word Dokument importiere geschieht das grosse Chaos. Es werden alle 6000 Kundenadressen benutzt, so dass ich dann 6000 Serienbriefe besitze, anstatt den gewollten 300. Nun kann ich ja nicht diese 300 Briefe drucken sondern muss sie mühsam aus den 6000 verschiedenen Serienbriefen aussortieren, was sehr viele Stunden kostet, die ich nicht habe.


Ich bitte um baldige Hilfe denn nächste Woche muss ich 600 Briefe verschicken und ich habe nicht die Zeit diese dann einzeln zu drucken.


Ich bedanke mich im voraus


Sascha Gschwind
IT Desktop Manager
Mitglied: 8644
10.08.2006 um 13:39 Uhr
Hi,

Wenn ich aus den 6000 Kundenadressen nun
nach bestimmten Kriterien 300 auswähle,
diese markiere und dann in das Word Dokument
importiere geschieht das grosse Chaos.

Verständnisfrage: Wie und warum wird importiert?
Gibst du nicht einfach die Excel-Tabelle als Datenquelle für das Serienbrief-Dokument an?

Psycho
Bitte warten ..
Mitglied: eznoit
10.08.2006 um 13:42 Uhr
Doch genau das wird ja gemacht, aber da ich nicht 6000 Serienbriefe drucken muss, sondern nur 300 aus diesen 6000 selektiere ich diese und markiere dann nur diese 300. Das Problem liegt nun darin, dass trotzdem alle 6000 importiert werden, was früher nicht so war.
Bitte warten ..
Mitglied: 8644
10.08.2006 um 13:50 Uhr
...gibt es denn ein Kriterium, dass die 300 Empfänger gemein haben?
Wenn ja, einfach im Seriendruck-Dialog die Abfrageoptionen wählen.
Eine andere Variante wäre folgende:
In der Exceltabelle temporär eine Spalte nutzen, in der für die 300 Sätze ein Kennzeichen eingetragen wird (auch nicht aufwendiger, als zu markieren), dieses Kennzeichen dann als Abfrage-Option benutzen.

Noch eine Möglichkeit: Die Tabelle so sortieren, dass die 300 Sätze am Anfang stehen und dann im Seriendruck-Dialog 1 - 300 angeben.

Vielleicht hilft aber auch, einen Filter auf die 300 (Kennzeichen) zu setzen.

Tabelle speichern nicht vergessen!

So, mehr fällt mir auf die Schnelle nicht ein

Psycho

P.S. Die Variante mit dem Markieren war mir neu!
Bitte warten ..
Mitglied: eznoit
10.08.2006 um 13:58 Uhr
Das Problem liegt nicht bei der Selektierung, diese geschieht wie immer und hat früher genauso funktioniert. Ich kann dir zwar gerade nicht die genauen Selektierungskriterien sagen, doch ich kann versichern, dass die Selektierung richtig geschieht. Das Problem liegt darin, dass die Selektierung gar nicht erst angenommen wird, d.h. sie wird einfach ignoriert und es werden alle Datensätze ausgelesen und importiert.
Es hat früher immer funktioniert und auch keine Änderungen am Programm oder an der Version gegeben, deshalb ist es mir sehr schleierhaft wieso es auf einmal nicht mehr funktioniert.
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Mitglied: 8644
10.08.2006 um 14:02 Uhr
Könnte sein, dass ich gerade etwas auf der Leitung stehe!
Schildere mal bitte genauer, wie die Selektrieung gemacht wird und wie es dann weiter geht!
Wie ist denn die Tabelle mit dem Serienbrief-Dokument verbunden?

Psycho
Bitte warten ..
Mitglied: eznoit
10.08.2006 um 14:54 Uhr
Also:

Zuerst wähle ich "Serienbrief" aus.
Danach nehm ich "Adressen aus Tabellen"
Dann wähle ich die Tabelle mit den Adressen aus
Es erscheint die Excel Tabelle mit allen Adressen.
Nun selektiere ich die gewollten Adressen (Kriterium ist egal) und bestätige meine Selektion.

Nachdem z.B. 3 Adressen selektiert und markiert wurden, sollte Word nach der Bestätigung 3 Briefe erstellen. Dies hat auch immer funktioniert, doch seit kurzem erstellt er mir dann nich 3 Briefe sondern 5860 (Anzahl verschiedener Adressen in der Excel Tabelle).
Nochmal: Weder mein Vorgehen, noch die Version von Word oder sonst etwas wurde geändert.
Bitte warten ..
Mitglied: eznoit
10.08.2006 um 14:58 Uhr
Es kann sein dass die Bezeichnungen (gemeint die in "") nicht genau stimmen, ich habe das hier nur aus dem Kopf geschrieben, aber der Vorgang stimmt soweit.
Bitte warten ..
Mitglied: 8644
10.08.2006 um 14:58 Uhr
Dann muß ich leider passen! Ich arbeite mit Office 2000 und da geht es völlig anders!

Sorry!

Psycho
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Mitglied: eznoit
10.08.2006 um 15:04 Uhr
Ich bedanke mich trotzdem für deine schnelle Antwort!
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Mitglied: 8644
10.08.2006 um 15:31 Uhr
Ich noch mal ! So etwas wie eine Notlösung hätte ich vielleicht noch parat:

Was ist, wenn du die selektierten Sätze in eine neue Tabelle kopierst und dann ggf. die leeren Zeilen mittels Autofilter löschst?

Löst zwar das eigentliche Problem nicht, könnte aber helfen, schnell zu Potte zu kommen.

Psycho
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Mitglied: eznoit
10.08.2006 um 15:56 Uhr
danke, sicher schon einmal eine gute zwischenlösung!

danke vielmals
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