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Volltextsuchfunktion bei Adresseingabe in Outlook 2010 in Verbindung mit Exchange 2010

Mitglied: qwertzu

qwertzu (Level 1) - Jetzt verbinden

07.11.2011 um 13:23 Uhr, 6406 Aufrufe, 12 Kommentare

Wir nutzen Exchange 2010(Windows 2008R2) und Outlook 2010SP1 (Windows 7 Prof 32 Bit)
Alle Clients arbeiten im Online Modus und nicht im Cached Modus!

Hallo zusammen,

wir haben das Problem das bei der Eingabe einer E-Mail Adresse der Name nicht richtig aufgelöst bzw. der Kontakt nicht gefunden wird, an Hand der Informationen die Eingegeben werden:
Hier ein paar BSp. was Funktioniert und was nicht.

Es geht dabei immer um die Mailadresse max.mustermann@musterfirma.de nach eingabe der bekannten Informationen wird der Button "Namen überprüfen" verwendet.

max.muster -> E-Mail Adresse wird aufglöst/richtig vorgeschlagen
musterfirma.de -> E-Mail Adresse wird NICHT aufglöst / NICHT Vorgeschlagen.
Firmenname "Musterfirma" -> E-Mail Adresse wird NICHT aufglöst / NICHT Vorgeschlagen.
Muster -> E-Mail Adresse wird NICHT aufglöst / NICHT Vorgeschlagen.

Man muss also wissen wie die E-Mail Adresse beginnt, ansonsten hat man verloren ;/

Im Grunde suchen wir eine funktionen die alle Kontaktinformationen durchsucht und dies, während der Eingabe einer E-Mailadresse bei einer neuer Nachricht. Die Suchfunktionen im Kontakteordner ist nicht gemeint.
Es soll direkt bei der Adresseingabe überprüft werden!

Wer kann mir helfen (; ?
Mitglied: Curb47
07.11.2011 um 13:47 Uhr
Hallo qwertzu,

mich hat die Office-Suchfunktion auch nie wirklich überzeugt und bei den Massen an Mails die einige bei uns im Haus haben, habe ich es aufgegeben mich auf die Microsoft eigene Suche zu verlassen, da diese langsam und ungenau ist.

Wir haben uns von dem Anbieter "Looken" die Software geholt.
Looken indiziert die nötigen Daten und ermöglicht eine schnelle und effiziente Suche.

Lies dir das mal durch, vielleicht ist es das Richtige.

http://www.lookeen.net/de/tag/looken/

Gruß

Curb

Edit: Hab grad gesehen die haben sogar ne 14-Tage-Testversion, also probiers am besten einfach mal aus.
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Mitglied: GuentherH
07.11.2011 um 13:47 Uhr
Hallo.

Du verwechselst hier 2 grundlegende Funktionen von Outlook. Die Autovervollständigung und das Adressbuch.

Seite Outlook 2003 durchsucht Outlook die Autovervollständigenliste. Das sind E-Mail Adressen, die einmal in die AN: Zeile eingegeben wurde. Und da wirst du natürlich keine Firmennamen finden.

Wenn du die Autovervollständigenliste erweitern willst, dann gibt einfach die Anfangsbuchstaben in das AN: Feld ein, und drücke anschließen STRG + K. Dann hast du die vollständige Suche über alle Adressbücher.

LG Günther
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Mitglied: qwertzu
07.11.2011 um 14:09 Uhr
@Curb: Danke für den Tipp!
@Günther: Strg+K und der Button "Namen überprüfen" sind doch ein und dieselben Funktionen oder sehe ich das falsch ? Auch über STRG+K findet er die E-Mail Adressen nicht wenn "nur" der Firmenname angegeben wird.
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Mitglied: GuentherH
07.11.2011 um 14:31 Uhr
Hi.

Ok, da hast du recht. Im Adressbuch kann nicht nach Firma gesucht werden.

a) Workaround - Kontakte - Suche -> neues E-Mail an Kontakt
b) dieses Tool - http://www.outlook-stuff.com/lang-de/tipps-und-tricks/outlook/601-im-ad ...

LG Günther
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Mitglied: qwertzu
07.11.2011 um 15:14 Uhr
Looken kann wohl eine ganze Menge, allerdings ist es nicht möglich bei Eingabe einer E-Mail Adresse im Feld "AN:" Volltext in den Kontakten zu suchen und somit E-Mailadressen ausfindig zu machen ohne diese genau zu kennen. Weil man z.B. nur noch den Domainnamen oder ein Teil des Nach bzw. Vornamen kennt.
Schade.
Bei Tobit z.B. geht das .... Microsoft bekommt das wohl nicht hin ;/
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Mitglied: Curb47
08.11.2011 um 08:02 Uhr
Hallo qwertzu,

dann hab ich sogar noch einen Vorschlag für dich.
Es gibt da ein kleines Tool. Das nennt sich "NK2edit" und lässt dich normal die nk2 Datei von Outlook auslesen und bearbeiten.
In dieser Datei befinden sich alle jemals eingegebenen Adressen aus der "AN:" Zeile.

In diesem Tool gibt es eine Suchfunktion bei der du auch nur brocken eingeben kannst.
http://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_edit.html

Das ist aber nur gut wenn du unbedingt eine schon mal eingegebene Adresse finden musst. Zur generellen Suche ist der Aufwand etwas zu viel für Normal User.

Das Tool lässt dich auch Backup's der NK2 erstellen, oder mehrere miteinander vermischen.

Gruß

Curb
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Mitglied: GuentherH
08.11.2011 um 08:11 Uhr
Hi.

Es gibt da ein kleines Tool. Das nennt sich "NK2edit" und lässt dich normal die nk2 Datei von Outlook auslesen und bearbeiten.

Das ist aber völlig ungeeignet.

a) NK2 Dateien gibt es nur bis Outlook 2007
b) in den NK2 Dateien sind nur die Daten der Autovervollständigenliste, also keine Firmendaten usw.
c) mit dem Tool kannst du keine Adressbücher versorgen, usw.

LG Günther
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Mitglied: Curb47
08.11.2011 um 08:38 Uhr
Hallo Guenter,

a) Stimmt nicht. Funktioniert mit 2010, befindet sich aber im Beta Status. Habe es probiert und funktioniert recht gut. (ist glaube nicht mehr eine NK2 sondern nur eine DAT datei)
b) Richtig. Es ging mir nur um die Findung von Adressen aus der Verlaufsliste.
...wenn du unbedingt eine schon mal eingegebene Adresse finden musst.
c) Richtig

Gruß
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Mitglied: qwertzu
08.11.2011 um 08:50 Uhr
Hallo zusammen,

danke für die Tipps!!

Ich habe bei Lookeen angefragt ob die Ihre Software nicht um die beschriebene Funktion erweitern wollen. Erscheint mir sinnvoller als bei MS nachzufragen (;
Es ist ja für den Enduser gedacht, also muss es so einfach möglich sein,und am besten transparent im Hintergrund laufen.
Es ist schon traurig das MS das nicht kann.

Gruß
qwertzu
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Mitglied: GuentherH
08.11.2011 um 09:02 Uhr
Hi.

Funktioniert mit 2010, befindet sich aber im Beta Status

Was soll das Tool bei Outlook 2010 bringen? Da sind die gespeicherten Adressen sowieso im Ordner "Vorgeschlagene Kontakte" durchsuchbar und bearbeitbar.

Es ist schon traurig das MS das nicht kann.

Was ist so schwierig daran über die Kontakte zu suchen und dann auf E-Mal an Kontakt zu klicken? Ich kenne viele User, die mehrere Kontaktordner haben, aber nicht alle als Adressbuch angelegt sind,
und bei diesen Usern würde deine Methode auch wieder fehlschlagen.

LG Günther
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Mitglied: Curb47
08.11.2011 um 09:20 Uhr
Hallo Guenter,

Was soll das Tool bei Outlook 2010 bringen? Da sind die gespeicherten Adressen sowieso im Ordner "Vorgeschlagene
Kontakte" durchsuchbar und bearbeitbar.

Richtig, dass ist die native Variante von Office 2010.
Meiner Meinung nach ist Nk2Edit übersichtlicher und besser zu handeln, als die integrierte Liste.
Aber das ist ja nur meine Meinung.

Gruß
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Mitglied: qwertzu
08.11.2011 um 10:25 Uhr
Was ist so schwierig daran über die Kontakte zu suchen und dann auf E-Mal an Kontakt zu klicken?

Wenn man eine E-Mail an einen Empfänger schreiben will ist das im Grunde gar kein Problem. Zum Problem wird es wenn man diese Mail an unterschiedliche Personen senden will und die Namen/E-Mail Adressen nicht vollständig bekannt sind.
Wir reden hier ja auch nicht von 25 Kontakten.... sondern von 5000+.
Ich denke das nur ein Zusatz Tool dies bewerkstelligen kann was MS nicht sauber hinbekommt. Denn die Suche ist wie auch schon Curb meiner Meinung nach richtig festgestellt hat: fürn A*
Außerdem denke ich das die Diskussion über die NK2 Datei, wie auch immer, hier nicht zweckdienlich ist. Aber trotzdem Danke für die Anregungen.

Gruß
qwertzu
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