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Aktenverwaltung für Windows

Frage Microsoft Windows Tools

Mitglied: Clobon

Clobon (Level 1) - Jetzt verbinden

12.11.2008, aktualisiert 11:14 Uhr, 8631 Aufrufe, 11 Kommentare

Wir brauchen eine Aktenverwaltung. Nicht weniger aber halt auch nicht mehr...

Hallo,

wir brauchen eine Aktenverwaltung. Alle Mitarbeiter unserer Kanzlei sollen darin suchen,
neue Akten hinzufügen und Akten löschen können.

Der Akte sollen halt die üblichen Werte (Kurzrubrum, Standort, Verfahren, Mandant usw.)
zugeordnet werden können, und hinterher soll man nach Angabe eines dieser Werte alle
Akten, die das jeweilige Stichwort enthalten, sehen und darin erneut suchen können,
sodass Mitarbeiter nach möglichst kurzer Suche wissen welche Akten es gibt, und wo diese
stehen.

Meine Suche ergab dass es einige nette Programme gibt die das durchaus leisten, aber
dies nur als einen von vielen Punkten. Die anderen Features dieser Programme werden
aber bei uns schon durch andere Programme abgedeckt, ein Umsteigen ist nicht denkbar.

Ich Brauche also eine Anwendung die nur Akten verwaltet. Toll wäre wenn man einen
Etikettendrucker ansteuern könnte, der gleich für eine neuangelegte Akte ein Etikett
mit barcode ausdruckt was man gleich auf den Ordner kleben kann.

Ich erhoffe mir davon, die Suche nach Akten zu verkürzen. Wir haben etliche hundert
Aktenordner die Quer durchs büro wandern, das soll jetzt ein Ende haben.

Für Hinweise wäre ich sehr dankbar, vor allem von Leuten die Erfahrung mit einem solchem
Programm in einer Anwaltskanzlei haben.

Mit freundlichen Grüßen, Clobon
Mitglied: Clobon
12.11.2008 um 09:26 Uhr
Hi,

Sharepoint halte ich für zu mächtig.
Außerdem dauert das zu lange die MA in die Benutzung einzuarbeiten.
Evtl. was kleines auf Intranetbasis...

Es sollte aber etwas sein was es schon gibt und nicht zu viel Arbeit
für die Einrichtung bzw. Integration bei uns in Anspruch nimmt.

Mit freundlichen Grüßen, Clobon
Bitte warten ..
Mitglied: bernhardrode
12.11.2008 um 09:32 Uhr
  • Alfresco mit Sharepoint Services (alfresco.org)
  • Google Enterprise Search (google.com)


oder Clearspace (jivesoftware.com)
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Mitglied: Clobon
12.11.2008 um 10:25 Uhr
Moin,

alles viel zu mächtig. Denkt etwas kleiner.

Alfresco ist (wenn ich mich recht entsinne) ein Komplettes CRM...
Ich will nur Akten/Ordner verwalten... Ich will nicht mit einem
MS SQL Server 2005 auf ein paar tausend Akten/Ordner schießen.
Das App kann gerne eine Datenbank auf unserem SQL-Server kriegen,
ich will aber nichts installieren was Wochen braucht bis die
Mitarbeiter ohne Hilfe auf die fröhliche Aktenjagd gehen können.

Im Endeffekt würde sowas wie diese Videokassettenverwaltung von
früher reichen, nur müßte man zentral darauf zugreifen können,
und nach mehreren Kriterien sortieren und suchen können.

Jetzt kam hier (also hier vor Ort) einer an und meinte wir sollen
die Akten gleich bei denen lagern. Wenn wir eine brauchen würden
diese die Akten vorbeischicken><" Ja nee klar...

Trotzdem schon mal vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen, Clobon
Bitte warten ..
Mitglied: Clobon
12.11.2008 um 10:45 Uhr
Moin,

vielleicht noch mal der Hinweis:
ich will nur METADATEN speichern, nicht die eigentlichen Akten/Ordner.
Die Akten bzw. Ordner verbleiben hier.

In den Daten soll nur zu lesen sein wo im Regal die eigentliche Akte/der
Ordner steht. Und man sollte danach suchen können. Also alle 70 MA.
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Mitglied: bernhardrode
12.11.2008 um 10:58 Uhr
Dann am einfachsten OpenOffice Base oder der Microsoft Klon, von dem mir gerade der Name fehlt ;)
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Mitglied: Jochem
12.11.2008 um 11:12 Uhr
Moin,
nimm eine Access-DB, klimper die notwendigen Daten da satzweise rein, schalte ein Formular für die Bearbeitung davor und richte Filterfunktionen für die Suche ein. That's it.

Alternativ: Erstell eine Excel-Tabelle mit den notwendigen Daten, druck die in ein PDF-Dokument und laß die Kollegen im PDF-Dokument suchen.

Gruß J chem
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Mitglied: bernhardrode
12.11.2008 um 11:14 Uhr
Access... das wars ;)

Bei OO Base können meines Wissens auch MySQL Datenbanken genutzt werden, so könnte man die Datenbank zentralisieren.
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Mitglied: Lastcoder
13.01.2009 um 11:40 Uhr
Hallo,

schlicht - also eigentlich das, was du suchst -, relativ einfach zu bedienen, kostenlos, unter GPL, Multiuser, SQL basiert. Da in PHP aufgesetzt, einfach zu erweitern und "fully skinnable" . War bereits 3 Jahre im Produktiveinsatz in einer Kanzlei, kann also als stable gelten. Version 0.99, da der "Statistik-Bereich" noch überarbeitet werden muss; funktional eigentlich 1.0.

OpenLawyer's
http://sourceforge.net/projects/openlawyers

So long
Lastcoder

PS: ist und war nie als Konkurrenz zu den etablierten Eier-legenden-Wollmilchsau-Lösungen gedacht. Konzept: Minimalimus, Übersichtlichkeit - und vor allem: Opensource.
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