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Wie erzieht man seine User zur sauberen Arbeit?

Frage Off Topic

Mitglied: 14078

14078 (Level 2)

04.01.2006, aktualisiert 07.01.2006, 5458 Aufrufe, 11 Kommentare

Hi,

stellt euch mehrere Abteilungen vor, jede Abteilung besitzt zwei shares:

share_live = schreib/lese recht = alle daten die im direkten Zugriff sein muessen, weil Job noch nicht abgeschlossen
share_archiv= nur lesen = alle daten die abgeschlossen wurden und nur noch sporadisch fuer andere jobs daten gebraucht werden
tandberg lto2 ( 2.500 mb/min ) backup system = final abgeschlossene daten werden via bandlaufwerk gesichert und dann vom server genommen.

Wir reden hauptsaechlich ueber TIF, JPG, AVI, EPS, QuarkXpress, MPG, PDF Daten.

Jetzt haben wir hier einige Benutzer die sich einfach nicht vorstellen koennen das ein bild welches auf screensize gebraucht wird, nicht zwangslaeufig 400 mb groß sein muss,
auch haben unsere user gar kein problem damit daten 20 mal ins netz zu stellen, ist auch kein problem ordner anzulegen wie:
version1, version 1b, version alt, versionALTALT, versionALTneu ( mein favorit )

Erst hatten sie 1TB, VOLL
Dann hatten sie 2TB VOLL
Jetzt sind wir bei 5 TB -> 70% platz belegt.

jedesmal admins losschicken die mit filedupe programmen nach dateien suchen, die gleich groß und gleiches speicher datum bzw gleichen hashwert aufweisen kann irgendwoe auch nicht der sinn sein....

wie bekommt ihr sowas in den griff ?! ist eher keine technische frage sondern eine taktische...
Mitglied: netstorm
04.01.2006 um 13:06 Uhr
Hallo,

es ist schwierig User an die Gedankengänge zu gewöhnen, die man als Admin für sinnvoll erachtet. Teilweise verstehen die Leute das einfach nicht. Die einzige Möglichkeit, die Leute dazu zu bringen, das so zu machen wie man es als Admin will, ist es ihnen es so oft zu erklären, bis sie den Sinn dazu sehen es so zu machen. Das ist ein schleichender Prozess für den man auch recht viel Arbeit aufwenden muß, aber es lohnt sich.

Schritt 1) Interne Mitteilung rausgeben mit Richtlinien, an die sich jeder halten "sollte". Möglichst was, das man ausdrucken kann und gut neben der Tastatur oder am Monitor zu platzieren ist, damit man es immer sieht. Dazu ein schreiben, in dem man erklärt warum das alles viel besser ist. Dadurch erreichst Du in der Regel schonmal ca. 50% der Anwender. Danach erstmal eine Zeit lang beobachten, was passiert. Ist ein Level eingetreten mit dem Du leben kannst, ok. Wenn nicht:

Schritt 2) Schulung über die Verwendung der IT-Infrastruktur für alle Mitarbeiter. Erstens sind Schulungen gut, um das Selbstwertgefühl der Mitarbeiter zu stärken und dazu nimmt ein Großteil der Leute auch wirklich was mit. Nach einer guten Schulung, nach der keine Fragen von Seiten der Mitarbeiter mehr offen bleiben, hast Du im Allgemeinen bis zu 80% der Mitarbeiter auf deiner Seite. Sollte sich das Level immernoch über einem akzeptablen Maß halten, kann man noch folgendes machen.

Schritt 3) Beobachten welche Personen komische Ordner anlegen und Dateien doppelt haben. Diese Personen geziehlt auf diesem Mißstand ansprechen. Allerdings nicht in einer tadelnden Form, sondern eher in der Art: "Warum machst Du das denn so? Wäre es nicht besser, wenn Du es so machst...?". Immer irgendwas ausdenken, warum es dem Benutzer mehr bringt, wenn er sich an deine Vorgaben hält. "Du findest deine Daten dann viel besser" - "Wenn Du das Bild runterskalierst, läd es viel schneller" etc...

Sollten alle diese Mittel nichts helfen, bleibt nur, die Mitarbeiter dazu zu zwingen (was man i.A. nicht will) oder zu hoffen, daß neue Mitarbeiter alte ersetzen und damit neuen Wind in die Bude bringen. Bei allen meinen Admin Jobs haben die ersten beiden Schritte genügt, da schwächere Mitarbeiter oft von stärkeren "Nachgeschult" werden.

Laß mich wissen, ob Du das Modell einsetzt und ob es bei dir auch was gebracht hat.

CIAO Thorsten
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Mitglied: 14078
04.01.2006 um 13:41 Uhr
Es faengt ja schon damit an das User nichtmal verstehen was größe bedeutet, ich kann dir das gar nicht erklaeren, das ist ein normales gespraech:

user: ich hab hier so....aeh..eine datei da also das bild gelle, das hat nur KB also isses gut und ich kanns per mail verschicken.

info: die datei war 459000kb groß, also 459MB !

die wollte ums verrecken nicht verstehen das das riesig ist und eben nicht versendet werden kann.
user: DOCH das geht, du hast doch keine ahnung, das geht

ich habs dann so erklaert, das sie mal 459 000 meter laufen soll, sind ja nur meter und keine kilometer, dann wurds klarer.

das hauptproblem ist der stress, es muss alles gestern fertig sein und so kommen die user in zeitnot und biegen irgendwas hin mit dem gedanken das sie es nachher aufraeumen, dieses nachher gibts nur NIE.


Interne Mitteilungen sind wir aktuell dabei, wir versuchen ihnen anhand von dem beispiel eines großen bild datenbestandes klar zu machen wieviel zeit da verloren geht:

-> backup zeit da so groß
-> restore zeit da so groß
-> oeffnen im photosho
-> schliessen im photoshop
-> bearbeiten im allgemeinen
-> druckzeit da transfer zum drucker solange dauert...
-> rip zeit am drucker

etc etc etc

schulungen sind dann der naechste schritt
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Mitglied: marc-1303
04.01.2006 um 13:47 Uhr
hallo

ich habe (in einem kleineren rahmen) mit dem selben problem zu kämpfen.
vor 4 jahren haben wir es noch geschafft, einen auftragsordner irgendwo in der grössen von 100-200 MB zu halten. Heute wird von einem vergleichbar grossen auftrag meist gegen 1 GB benötigt. klar gibt es ein bisschen mehr daten (datenaustausch usw.) vieles hängt aber auch von der disziplin der user ab. wenn sie eine eingegangene mail zuerst als .msg auf die platte speichern und anschliessend alle anhänge noch separat auf die platte rausziehen verdoppelt sich die datenmenge. hinzu kommt das abspeichern (und spätere nicht löschen) von versionen.

meine erfahrung: nur vernunft und ruhiges zusprechen und argumentieren bringt dich zum ziel.
druck erzeugt gegendruck. dies geht im schlimmsten fall bis zum mobbing. und wer will das schon

liebe grüsse
marc
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Mitglied: tom-k
04.01.2006 um 14:06 Uhr
einen User einfangen und an einem Fuß zur Warnung über dem Haupteingang aufhängen,
Nach drei Wochen ein Foto von ihm machen und an alle Notoriker senden

evt. mit einer Software wie MS-Project
http://office.microsoft.com/de-de/FX010857951031.aspx
http://www.res-software.ch/produkte/prod_ms_project.htm
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Mitglied: drop-ch
05.01.2006 um 08:33 Uhr
Hi

Ich denke, dass sich die wenigsten PC-Benutzer über die Datei-Grössen Gedanken machen. Schlissslich stellt man ihnen eine Kiste mit >3GHz Prozis und 1GB RAMsch hin. Warum soll sich da noch einer darum kümmern, dass eine Bilddatei nicht 500MB schwer wird?

Meine Erfahrung in mehreren Firmen ist, dass die Mitarbeiter welche mit dem PC Gross geworden sind und von Früher die Speicher-Grenzen kennengelernt haben, darauf achten.
Alle anderen machen das nicht. Man kann es ihnen aber auch nicht übel nehmen. Schliesslich wird dieses Thema weder in der Werbung noch beim Kauf eines PC besprochen. Woher soll ein Benutzer das also wissen?
Bei uns ist es so, dass nun auf den User-Homes und der Mailbox ein Quota gesetzt wurde. Auch ist es nun so, dass die eMails maximal 15MB schwer sein können. Unser IT-Leiter war bis vor einem halben Jahr GEGEN Quotas. Er hat nun selber eingesehen, dass dieses Problem nicht anders lösbar ist. Den Mitarbeitern lieb zureden bringt nichts...das ist jedenfalls unsere Erfahrung

Gruss Ivo
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Mitglied: 14078
05.01.2006 um 09:23 Uhr
Hi

Ich denke, dass sich die wenigsten
PC-Benutzer über die Datei-Grössen
Gedanken machen. Schlissslich stellt man
ihnen eine Kiste mit >3GHz Prozis und 1GB
RAMsch hin. Warum soll sich da noch einer
darum kümmern, dass eine Bilddatei
nicht 500MB schwer wird?

waere natuerlich auch ein ansatz den usern schlechtere pcs hinzustellen...hehe...NICHT!

Meine Erfahrung in mehreren Firmen ist, dass
die Mitarbeiter welche mit dem PC Gross
geworden sind und von Früher die
Speicher-Grenzen kennengelernt haben, darauf
achten.

ja das ist in der tat so, je juenger und ..aehm...kreativer jemand ist, desto schlimmer wirds..

Alle anderen machen das nicht. Man kann es
ihnen aber auch nicht übel nehmen.
Schliesslich wird dieses Thema weder in der
Werbung noch beim Kauf eines PC besprochen.
Woher soll ein Benutzer das also wissen?

naja diese leute wissen z.b.sehr genau wieviel platz auf ihrem ipod ist, da wird besser drauf gehaushaltet als auf dem server....eigene interessen u.s.w.

Bei uns ist es so, dass nun auf den
User-Homes und der Mailbox ein Quota gesetzt
wurde. Auch ist es nun so, dass die eMails
maximal 15MB schwer sein können. Unser
IT-Leiter war bis vor einem halben Jahr
GEGEN Quotas. Er hat nun selber eingesehen,
dass dieses Problem nicht anders lösbar
ist. Den Mitarbeitern lieb zureden bringt
nichts...das ist jedenfalls unsere Erfahrung

auf userhomes / mailboxen sind hier auch quotas, keine frage. aber wie soll man das auf laufwerken machen die so strukturiert sind:

Share_Kunde1
-untergruppe
untergruppenname_auftragsnummer1
- untergruppe
untergruppenname_auftragsnummer2
-untergruppe
untergruppenname_auftragsnummer3
-untergruppe
untergruppenname_auftragsnummer4
-untergruppe
untergruppenname_auftragsnummer5
untergruppe
untergruppenname_auftragsnummer6
-untergruppe
untergruppenname_auftragsnummer7
untergruppe
untergruppenname_auftragsnummer8
- untergruppe
untergruppenname_auftragsnummer9
+ TIF
JPG
QXD
PDF
DOC
Version2
Version123412
Version alt_neu
Version_vom-kundne--die_wo_da_so_und-überhaupt

( in jedem der kundenordner findet sich so oder eine aehnliche "strucktur" wieder...)

wenns die moeglichkeiten gaebe zu sagen ab dem zweiten ordner von root aus gesehen soll ein quota sein also:

Share_Kunde1
-untergruppe
untergruppenname_auftragsnummer1 <- ab hier quota

und zwar so das die user selbst die ordner anlegen, ohne das wir da was einstellen muessen....
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Mitglied: CouchCoach
05.01.2006 um 13:46 Uhr
Morsche,

ich kenne diese Problematik.
Ich würde folgendes probieren (nach dem Motto wer nicht hören will muss fühlen).
Richte Kontingentgrenzen auf dem Produktivlaufwerk ein, so daß jeder Mitarbeiter so ca. das Anderthalbfache an Speicher zu Verfügung hat was er normal benötigt. Dann ist er nach einiger Zeit gezwungen nicht mehr benötigte Daten in Archiv zur Ablage zu verschieben wo es keine Begrenzung oder eine geringere gibt.

Grüße Kai

PS.: Wenns klappt poste mal!
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Mitglied: 14078
05.01.2006 um 13:51 Uhr
Morsche,

ich kenne diese Problematik.
Ich würde folgendes probieren (nach dem
Motto wer nicht hören will muss
fühlen).
Richte Kontingentgrenzen auf dem
Produktivlaufwerk ein, so daß jeder
Mitarbeiter so ca. das Anderthalbfache an
Speicher zu Verfügung hat was er normal
benötigt.

hmm wie meinste das, ich geb ein quota ueber das gesamte laufwerk fuer alle user an, das waere quasi taeglich ausgeschoepft........hast ja oben gesehen wie die arbeiten, wie soll ich das kombinieren ?
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Mitglied: CouchCoach
05.01.2006 um 14:40 Uhr
Richtig,

allerdings sollte das Produktiv-Share auf einem seperaten Laufwerk liegen, so daß du hier für die tägliche Arbeit jedem wegen mir 10GB zugestehst (IMHO wenn ihr ein Datenvolumen von derzeitig 5 Terra habt, sollten 10GB absolut kein Prob darstellen) und wenn jemand mehr Platz benötigt muß er von seinen Produktivdaten einige auf das Archiv-Share schieben um wieder Platz zu schaffen. Bumm so einfach geht´s. Die Bemessung der Disk Quotas muss natürlich noch an den Bedarf angepasst werden.

Wenn es so nicht geht, tja dann must du dein Leute eben Schulen damit diese ein besseres Verständnis für dein Problem bekommen.

Viel Erfolg und melde mal wie es dann letzendlich geklappt hat oder ob die Administration an diesem Punkt kapitulieren musste.

Grüße Kai
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Mitglied: dna
07.01.2006 um 10:39 Uhr
Ich denke mal das alle User von denen hier gesprochen wird schon etwas zu alt zum erziehen sind ;)

ich arbeite selbst oft an grafischen Sachen .... das abspeichern von alt-Versionen (so lustig die Namen dann auch klingen mögen) ist manchmal unverzichtbar. Ich habe mir damit auch die Platten vollgemüllt .... passiert nun mal...

meine Lösung .... ich habe mir in den Projektordnern so genannte Backupordner angelegt ... da kommt alles rein was evtl. im rahmen des Projekts noch mal benötigt werden könnte. Nach Beendigung des Projekts wird der Backup Ordner gelöscht ... siehe da wieder jede menge Platz...

Wenn die Projekte dann Archiviert werden sind nur die Projektdaten enthalten.

Normale User können sich Größenverhältnisse von Daten nur schlecht vorstellen ... das ist natürlich wenn Scanns gemacht werden oder Bilder bearbeitet werden ein Problem ... Wenn man den Usern im Rahmen einer Schulung zeigt das die Bearbeitung von Bildern ungleich länger dauert wenn sie so Groß sind werden sie es evtl. besser verstehen ? und haben auch noch einen nutzen.

Allerdings hat jeder Kerative so seine art zu arbeiten ? und dabei Ordnung zu schaffen ? viel Glück

Versuche halt mal den Mitarbeitern den Freiraum mit einzubauen den sie brauchen um zu arbeiten ? und schaffe dir eine Möglichkeit schnell aufzuräumen

DNA
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Mitglied: 14078
07.01.2006 um 14:44 Uhr
Ich denke mal das alle User von denen hier
gesprochen wird schon etwas zu alt zum
erziehen sind ;)

so ist es leider, die jungen sind lernfaehig, aber die oldschooler...ne...da gibts auf anhieb erstmal nichts...


ich arbeite selbst oft an grafischen Sachen
.... das abspeichern von alt-Versionen (so
lustig die Namen dann auch klingen
mögen) ist manchmal unverzichtbar. Ich
habe mir damit auch die Platten
vollgemüllt .... passiert nun mal...

ich kann das nicht verstehen.

kunde sagt, wir wollen das bild so und so, nicht so und so.

grafiker macht. grafiker schickts dem accounter, der dem kunden.

kunde sagt, das und jenes noch aendern, accounter sagts grafiker, grafiker baut um und dann wieder retoure das ganze.

jetzt erklaer mir mal, warum man am ende von 5 korrektuer phasen, 5 verschiedene versionen haben muss ? warum muss der IT admin die kommunikationsschwaeche zwischen account - grafik und kunde ausbuegeln ?

meine Lösung .... ich habe mir in den
Projektordnern so genannte Backupordner
angelegt ... da kommt alles rein was evtl.
im rahmen des Projekts noch mal
benötigt werden könnte. Nach
Beendigung des Projekts wird der Backup
Ordner gelöscht ... siehe da wieder
jede menge Platz...

jetzt stell dir mal vor du hast 300 offene projekte..tja...da wird jeder server zu klein.
es kann doch echt nicht sein das ich aktuell etwa 20 TB (!) live daten halten muss.

ZWANZIG TERRA, im DIREKTEN zugriff. was wir an archiv daten haben, erwaehne ich lieber mal nicht.....


Normale User können sich
Größenverhältnisse von Daten
nur schlecht vorstellen ... das ist
natürlich wenn Scanns gemacht werden
oder Bilder bearbeitet werden ein Problem

tja, aber wenn man gewissenhaft arbeitet, muss man doch auch solche probleme beruecksichtigen oder nicht ?!


... Wenn man den Usern im Rahmen einer
Schulung zeigt das die Bearbeitung von
Bildern ungleich länger dauert wenn sie
so Groß sind werden sie es evtl. besser
verstehen ? und haben auch noch einen nutzen.

muessten die user, die an solchen systemen arbeiten, die solche grafik anwendungen nutzen
nicht selbst darauf kommen das ein 400mb bild laengsamer oeffnet als ein 20mb bild, noch dazu wenn das 20mb bild von der quali DICKE ausreichen wuerde !?


Allerdings hat jeder Kerative so seine art
zu arbeiten ? und dabei Ordnung zu schaffen
? viel Glück

UNart wuerd ich das nennen...


Versuche halt mal den Mitarbeitern den
Freiraum mit einzubauen den sie brauchen um
zu arbeiten ? und schaffe dir eine
Möglichkeit schnell aufzuräumen


och....aufraeumen geht im bedarfsfall SEHR schnell, ruck zuck ist platz auf dem laufwerk
Bitte warten ..
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