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GELÖST

Geburtstage Importieren (Excel zu Outlook)

Frage Microsoft Microsoft Office

Mitglied: Valume91

Valume91 (Level 1) - Jetzt verbinden

29.11.2011 um 17:29 Uhr, 35242 Aufrufe, 10 Kommentare

Ich habe eine Excel Liste mit den Geburtstagen von 300+ Personen, diese möchte ich in Outlook importieren.

Hallo Zusammen

Ich habe den Auftrag erhalten eine Excelliste die den Namen und den Geburtstag (dd.mm.yyyy) von über 300 Mitarbeitern enthält in Outlook als Termin einzutragen.
Testeshalber habe ich einen vorgefertigten Geburtstagstermin aus Outlook exportiert, die xls Datei mit allen Geburtstagen ergänzt und wieder importiert.
Dies hat auch funktioniert
Jedoch: Es ist nicht möglich Terminserien zu importieren!

Die Geburtstage einmalig zu haben bringt mir allerdings nichts.

Vieleicht habt ihr eine Idee?

Office 2010
Windows XP Prof.

Danke & Gruss
Valume
Mitglied: DockMaster-de
29.11.2011 um 23:42 Uhr
Hallo,
die Excel-Datei sollte folgenden Aufbau haben:

Betreff Beginntam Beginntum Endetam Endetum GanztägigesEreignis ErinnerungEinAus Erinnerungam Erinnerungum Besprechungsplanung ErforderlicheTeilnehmer OptionaleTeilnehmer Besprechungsressourcen Abrechnungsinformationen Beschreibung Kategorien Ort Priorität Privat Reisekilometer Vertraulichkeit Zeitspannezeigenals
1. Advent 2.12.2012 00:00:00 3.12.2012 00:00:00 WAHR FALSCH 1.12.2012 23:45:00 Feiertag Deutschland Normal FALSCH Normal 3

Für alle Mitarbeiter sollte als "Zeitspannezeigenals" eine "2" eingetragen werden. Damit sollten die Mitarbeiter als Serientermin eingetragen werden.

Getestet mit Office 2003/2007
Windows 7 - 64bit


have a nice day...

DockM@ster
Bitte warten ..
Mitglied: NetWolf
30.11.2011 um 01:22 Uhr
Moin Moin,

ich würde vorschlagen: Als Kontakt importieren in die öffentlichen Ordnern. Den Kontakt-Ordner dann freigeben. Der User, der den Kalender dann hinzufügt erhält alle Geburtstage dann in seinem Kalender angezeigt. (Hinweis: bei 300 Kontaktdaten kann das schon mal ein wenig dauern)

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
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Mitglied: Valume91
30.11.2011 um 11:05 Uhr
Hallo Ihr zwei

Erstmal Danke für die Antworten!

@DockMaster-de:
Wenn ich "Zeitspannezeigenals auf "2" setze ändert mir das blos das "Anzeigen als" von Frei auf Beschäftigt. Es ist jedoch immer noch kein Serientermin.

@NetWolf:
Habe ich so mal getestet. Problem:
1. Das Geburtsdatum der Importierten Kontakte steht im Outlook (beim Kontakt) im Format: Mi, 30.11.2011 und nicht 30.11.2011 wie es sein sollte.
Wenn ich es ändere und dann den Kontakte-Ordner freigebe und bei einem anderen wieder einbinde, werden die Termine auch nicht eingetragen.

Habt ihr sonst noch eine Idee?

Gruss Valume
Bitte warten ..
Mitglied: NetWolf
30.11.2011 um 13:48 Uhr
Moin Moin,

1. Das Geburtsdatum der Importierten Kontakte steht im Outlook (beim Kontakt) im Format: Mi, 30.11.2011 und nicht 30.11.2011 wie es sein sollte.
Format: Mi, 30.11.2011 ist wie es sein sollte (es wird zumindest bei mir so angezeigt)

Wenn ich es ändere und dann den Kontakte-Ordner freigebe und bei einem anderen wieder einbinde, werden die Termine auch nicht eingetragen.
ähm, ich sprach von öffentlichen Ordnern, das ist nicht das selbe!
Außerdem benötigt der Exchange und/oder Outlook schon mal 24 Stunden bevor da was passiert. Nur Geduld!

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
Bitte warten ..
Mitglied: Valume91
30.11.2011 um 15:14 Uhr
Hi Netwolf

Achso, Danke!
Werde ich noch testen.
Allerdings, wenn ich die Termine so importiere dann habe ich eine Erinnerung von 15min vorher.
Lässt sich dies für alle irgendwie ändern?

Gruss Valume
Bitte warten ..
Mitglied: NetWolf
30.11.2011 um 15:54 Uhr
Moin Moin,

vor dem Importieren, solltest du die Grundeinstellungen für die Erinnerung auf z.B. 1 Stunde (oder Tag) stellen.

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
Bitte warten ..
Mitglied: Valume91
05.12.2011 um 11:51 Uhr
Hi NetWolf

Ich habe die Kontakte nun in einen öffentlichen Kontakte Ordner importiert.
Wie kriege ich nun die Geburtstage in den Kalender?

Edit: Zu erwähnen wäre evtl. noch das wir Exchange 2003 einsetzen.

Danke & Gruss
Valume
Bitte warten ..
Mitglied: Valume91
05.12.2011 um 16:45 Uhr
Hi

Habs jetzt mit folgendem VBA Code eingefügt, den ich dank Google gefunden habe:
01.
Sub BirthdayImport() 
02.
 
03.
Dim myFolder As MAPIFolder 
04.
Set myFolder = Session.PickFolder 
05.
For i = myFolder.Items.Count To 1 Step -1 
06.
If myFolder.Items(i).Class = 40 Then 
07.
myFolder.Items(i).Display 
08.
mybirthday = myFolder.Items(i).Birthday 
09.
myFolder.Items(i).Birthday = "12.12.2000 " 
10.
myFolder.Items(i).Birthday = mybirthday 
11.
myFolder.Items(i).Save 
12.
myFolder.Items(i).Close 0 
13.
End If 
14.
Next i 
15.
 
16.
End Sub
Gruss Valume
Bitte warten ..
Mitglied: Montor
10.09.2014, aktualisiert um 13:14 Uhr
Liebe Community, habe eine einfache Lösung gefunden:

Benötigt:
--> Outlook
--> Excel

1. Testtermine mit Serienterminen (jährlich) erstellen (Ort: Outlook Kalender)
2. Kalender als Excel datei exportieren (Datei -> importieren/exportieren -> aus anderen Programmen -> Excel)
3. Datei mit Excel öffnen, nach Belieben abändern (Geburtstage & Namen einfügen)
4. Gesamte beschriebene Tabelle markieren, die Markierung rechtsklicken und den gewünschten Namen zuordnen (hier z.B.: Geburtstagsliste)
5. Datei als Excel-Datei abspeichern und wie gewünscht benennen
6. Die Datei in Excel schließen (wichtig)
7. Outlook öffnen und Liste importieren
8. Ansicht der Termine im Kalender auf Listenform ändern (Ansicht -> aktuelle Ansicht -> Alle Termine)
9. In den nun vorhandenen Spaltenüberschriften rechtsklicken und "Feldauswahl" auswählen
10. Das Feld "Serientyp" einfach aus dem kleinen Fenster ziehen und in die gewünschte Position in der Überschriften-Leiste bringen.
11. Die neu entstandene Spaltenüberschrift rechtsklicken und "Nach diesem Feld gruppieren" auswählen.
12. Die gewünschten Termine (Geburtstage) markieren, und per ziehen (drag & drop) in die Gruppe ziehen, in der der jährliche Testtermin liegt.
13. Ansicht von Liste in Tag/Monat/Jahr bzw. ihre gewünschte Normalansicht bringen.

Freue mich helfen zu können

Montor
Bitte warten ..
Mitglied: joemouth
06.07.2015 um 18:45 Uhr
Danke,

nur bei mir fehlt der Eintrag unter Serienmuster, erst dann sind die Termine korrekt sichtbar.

Irgendeine Idee?

Muss so jeden Termin einmal kurz ändern
Bitte warten ..
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