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GELÖST

Mails eines Mitarbeiters an dritte weitergeben erlaubt?

Frage Sicherheit Rechtliche Fragen

Mitglied: alf008

alf008 (Level 1) - Jetzt verbinden

19.09.2014, aktualisiert 14:41 Uhr, 2153 Aufrufe, 12 Kommentare

Hallo,

eine Kollegin ist im Urlaub. In ihrem Postfach sollen Mails sein welche ein anderer Kollege benötigt. Geschäftsführung stimmt dem Zugriff zu. Darf ich auf ihr Postfach zugreifen und nach den mails suchen und diese dem Kollegen aushändigen?
Leider erreiche ich die Urlauberin nicht auf dem Handy um mir ein mündliches "okay" geben zu lassen. Ich würde dann wenn nur mit unserem Betriebsrat auf die Mails zugreifen - diesen konnte ich zu dieser Sache noch nicht fragen, weil er noch nicht im Haus ist.

ich bin für jede Antwort sehr dankbar weil ich finde das ganze ist irgendwie eine ziemliche Grau-Zone...
Mitglied: xbast1x
19.09.2014 um 12:42 Uhr
Das Thema fällt unter Datenschutz. Sowas ist bei uns in der IT Betriebsvereinbarung geregelt. Habt ihr ein Schriftstück welches die Mitarbeiter über die Einsehbarkeit der Mailboxen informiert? Notfalls den Datenschutzbeauftragten in der Firma fragen.

Grüße
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Mitglied: Lochkartenstanzer
19.09.2014 um 12:44 Uhr
Zitat von alf008:

ich bin für jede Antwort sehr dankbar weil ich finde das ganze ist irgendwie eine ziemliche Grau-Zone...

Die allererste frage ist: Ist private Mailnutzugn bei euch geduldet der erlaubt? Wenn nein, sehe ich keine Probleme eine einzelne mail da rauszufischen und weiterzugeben. (Aber: IANAL!).

Ist hingegen private mailnutzung erlaubt, weird das kniffliger. Sofern das eien dringende geschäftliche Mail ist, an die jemand ran muß, kann ich mir durchaus mit Gefahr in Verzug" vorstellen, daß ausgewählte personen, die übrigens dem Postgeheimnis unterliegen, diese Mail herausfischt udn weitergibt.

Sofern Ihr einen betriebsrat habt, soltlet Ihr indiesem fall den hinzuziehen.

Und wenn Du das Postfach durchwühlst, soltelst Du beachten, daß auch für Dich gilt, daß Du das Postgeheimnis zu wahren hast.

lks
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Mitglied: d4shoerncheN
19.09.2014 um 12:44 Uhr
Moin,

das kommt auch darauf an, ob Ihr im Unternehmen private E-Mail Nutzung erlaubt oder nicht. Ist dies nicht erlaubt, ist es auch kein Problem Ihre E-Mails zu "durchsuchen".

Gruß
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Mitglied: Dobby
LÖSUNG 19.09.2014, aktualisiert um 14:41 Uhr
Hallo,

eine Rechtsberatung kann Dir hier keiner geben, sondern immer nur von den eigenen Lösungen
erzählen, die aber auch recht weit von Deiner Situation abweichen können, da jeder Einzelfall
auch immer ganz individuell zu betrachten ist.

eine Kollegin ist im Urlaub.
Ok, ist denn aber eine Urlaubsvertretung bestellt oder beauftragt worden und wenn ja wer?
Ist die private Nutzung der Mails in dem Betrieb erlaubt worden?
Ist eine Outlook-Stellvertretung eingerichtet worden?

In ihrem Postfach sollen Mails sein welche ein anderer Kollege benötigt.
Wird das Postfach auch für private Mails genutzt?
Ist die nur noch dort zu finden oder hat man auch eine Mailarchivierung
zu Dokumentationszwecken und/oder aufgrund der rechtlichen Pflicht?
Wenn Euer Betrieb eine Mailarchivierung betreiben muss und ihr das auch macht
kannst Du als Admin diese auch auf Ihre richtige Funktionsweise überprüfen und
hast somit auch Zugriff auf alle Mails die den Betrieb verlassen und erreichen!
Zumindest so wie ich das sehe.

Geschäftsführung stimmt dem Zugriff zu.
Ja das geht bei denen auch immer schnell, gar keine Frage nur das Betriebsrat
sollte dazu auch gehört werden so wie ich das sehe!!!

Darf ich auf ihr Postfach zugreifen und nach den mails suchen und diese dem Kollegen aushändigen?
Wenn Email nicht auch privat genutzt wird und der Betriebsrat auch zustimmt, sollte es eine Möglichkeit geben.

Leider erreiche ich die Urlauberin nicht auf dem Handy um mir ein mündliches "okay" geben
zu lassen.
Und eine SMS wäre da nicht auch noch drin!?
Oder ein fax an den Empfang des Hotels zur Übergabe an die Mitarbeiterin?

Ich würde dann wenn nur mit unserem Betriebsrat auf die Mails zugreifen -
Das würde ich auch genau so machen wollen.

diesen konnte ich zu dieser Sache noch nicht fragen, weil er noch nicht im Haus ist.
Dann würde cih mal auf jeden Fall warten!

ich bin für jede Antwort sehr dankbar weil ich finde das ganze ist irgendwie eine ziemliche
Grau-Zone...
Das habt Ihr Euch selber zuzuschreiben!
- Man kann die private Nutzung der Email und des Internets im allgemeinen auch untersagen.
- Man kann eine rechts sichere Emailarchivierung betreiben in der alle Mails archiviert werden!
- Man kann auch eine Urlaubsvertretung einsetzen (auch mit zugriff auf das Outlook Postfach!)
- Man kann sich sicherlich auch die Adresse des Hotels, Campingplatzes oder der gastgeber
mit Telefon und Faxnummer geben lassen für den Fall der Fälle, den Ihr jetzt ja auch habt.

Gruß
Dobby


Hinweis
Hierbei handelt es sich nicht um eine Rechtsberatung sondern nur um einen lockeren Erfahrungs- und Meinungsaustausch zwischen Forumsmitgliedern.
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Mitglied: keine-ahnung
19.09.2014 um 13:08 Uhr
Warum rufst Du nicht den BND an? Die können Dir doch Kopien schicken?? IMHO die einfachste und vor allem schnellste Lösung ....

LG, Thomas
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Mitglied: alf008
19.09.2014 um 13:11 Uhr
Private Nutzung ist untersagt bei uns. Warte jetzt nur noch auf unseren Betriebsrat.
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Mitglied: Lochkartenstanzer
19.09.2014, aktualisiert um 13:31 Uhr
Zitat von alf008:

Private Nutzung ist untersagt bei uns.

Dann ist ja alles paletti.

Warte jetzt nur noch auf unseren Betriebsrat.

Den braucht es in dem Fall imho gar nicht.

Allerdigns kann ein zeuge, der bezeugt, daß Du nur die eine mail angefaßt hast, gar nicht so falsch sein.

lks
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Mitglied: C.R.S.
19.09.2014 um 13:33 Uhr
Zitat von alf008:
ich bin für jede Antwort sehr dankbar weil ich finde das ganze ist irgendwie eine ziemliche Grau-Zone...

Ist es. Selbst wenn private Nutzung untersagt ist, ist es nach einigen Auffassungen nicht unproblematisch. Eine jüngere Rechtsprechung zeigt aber Verständnis für begrenzte Zugriffe, auch im Fall der Privatnutzung: http://openjur.de/u/168249.html

Grüße
Richard
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Mitglied: mupan7
19.09.2014 um 13:41 Uhr
"GF stimmt zu." Den Kopf hälst du hin, wenn du dich regelwidrig oder strafbar verhälst. Eine eindeutig gesetzeswidrige Weisung könntest du verweigern, den Prozess gewinnst du.

Betriebsvereinbarungen, oder Dienstvereinbarungen, sind die unterste Ebene im Rechtnormensystem. Ob die etwas gültig regeln, hängt im Zweifel von der Kompetenz von Betriebsrat (BR) und GF ab. Also allein darauf würde ich mich nicht verlassen.

Geschäftliche Mails "gehören" dem Betrieb. Wie schon gesagt wurde, muss dann nur bei möglichen persönlichen oder privaten Mails genau aufgepasst werden, da muss dann die gesuchte Mail am besten vom BR rausgesucht werden, und der unterliegt natürlich auch dem Postgeheimnis. Ihm wird auch unterstellt, dass er kein Interesse hat, das dem des Urlaubers zuwiderläuft. Der GF wird das sehr wohl unterstellt. Der BR handelt ja in dem Fall als Amtsträger und unabhängig von der GF, nicht auf ihre Weisung und Veranlassung. (OK, das ist die Theorie, leider laufen viele BR nach einem Gespräch oder sonstigem Einblick in Mitarbeiters Privatsphäre gern sofort zur GF.)

Outlooks Stellvertreter-Funktion halte ich für datenschutzrechtlich sehr bedenklich. Jemand will _mir_ eine Mail schicken und die geht automatisch an den direkten Vorgesetzten oder einen Kollegen weiter? Ganz daneben.

Ich bestehe immer darauf, dass strikt zwischen Funktion und Person getrennt wird. Es gibt Funktions-E-Mailadressen, z.B. Hotlines. Die werden an definierte Personenkreise verteilt und / oder sind Postfächer, die man sich im Mailclient einhängen oder im Webmailer öffnen kann. Alle achten darauf, produktbezogene Mails an die Hotline-Adresse in CC zu schicken. Da ist ein bisschen Selbsterziehung dabei, aber das geht schnell. Bei Abwesenheit stelle ich einen Autoreply ein: Bin nicht da, bei Fragen zum Produkt schreiben Sie an ... (Das Gleiche für Telefondurchwahlen.)

Eine Situation, in der über das Datenschutzrecht nachgedacht werden muss, kann man so 100%ig sicher vermeiden. Ich würde Ärger machen, käme ich aus dem Urlaub zurück und ich bekäme mit, dass jemand meine persönlichen Mails gelesen hat. Und ich hätte auch die Chance dazu, denn bei uns wird private Nutzung geduldet. Aber so weit, dass man auch nur darüber nachdenken muss, braucht man es ja gar nicht erst kommen lassen.
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Mitglied: Ravers
19.09.2014 um 13:44 Uhr
Hi,

wenn private Nutzung untersagt ist sehe ich keine Probleme - sind dann alles gesch. Mails und die darfst du einsehen. (keine Rechtliche Beratung!)

Der Hinweis mit der Mailarchivierung finde ich interessant, du darfst die Funktion prüfen, aber dennoch die fallen die Mails auch dem Postgeheimnis zu.
Somit darf der Inhalt nicht geprüft werden bzw. weiter geleitet werden.

Dann kommt noch Theorie und Praxis.
Bei uns wird es geduldet, keine Regelung getroffen (GF sagt, ist noch nie was passiert - beobachte nur mal - hab ich schriftlich, BR war auch zugegen ); Mails soll ich ggf. auch weiter leiten (gesch. Natur). Das ist sicherlich rechtl. nicht richtig. Aber Recht haben und Recht kriegen - 2 ganz verschiedene Welten!
Nun kann ich auf die Barrikaden gehen und sagen, das mache ich nicht. Folge: Es wird eine Regelung getroffen (keine priv. Mails/Inet erlaubt); alle Benutzer sind stinkig auf mich (und kommen dann mit dem kleinsten Schei..), und ich bin ein Schritt raus aus der Firma (der Querulant aus der IT). Und die GF bekommt es was Sie will (sind kein Konzern, kleiner Mittelständler - da sind 5 auch mal gerade)
Gut, wir verkaufen Maschinen, wo keine unter 100k € vom Tisch geht, meist ein vielfaches davon. Solche Kunden kann man nicht tagelang im Regen stehen lassen und sagen MA XY ist im Urlaub und der hat seine Mails nicht weiter geleitet. Ein Maschinenausfall kostet mehrere tausend € - da muß es fix gehen.
Sollte es dennoch mal zu rechtl. Streitereien kommen sieht es sicherlich schlecht aus für uns, aber der MA ist auch raus dann aus der Firma (ist natürlich kein Kündigungsgrund - aber da findet sich IMMER was).
Ergebnis einer Verhandlung: Strafzahlung. Die wird mein AG zahlen. Und sollte es häufiger Vorkommen wird eine Regelung bestimmt getroffen (und ich bin nicht der Buhmann).
Gab aber auch noch nie Probleme mit den MA. Sie wissen, das ich erst mal das Gespräch mit dem MA suche um Missstände auszuräumen. Erst dann würde ich zur GF gehen, wenn es nicht fruchtet. Brauchte ich aber noch nie!
Was man aber auch gerne macht bei uns - den Versender anrufen und Ihn bitte die Mail auch an XY zu senden. Geht meist am schnellsten (bin ja auch nicht immer greifbar), und ist Datenschutztechnisch das sauberste. Jedoch weiß man ja nicht, ob wichtige Mails gekommen sind. Sollte einer hier eine Weiterleitung vergessen, schau ich schon mal nach, ob was wichtiges war.

Nunja, Betriebsrat fragen ist immer die sicherste Lösung! Also - alles richtig gemacht!

greetz
Ravers
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Mitglied: Dobby
19.09.2014 um 13:58 Uhr
Outlooks Stellvertreter-Funktion halte ich für datenschutzrechtlich sehr bedenklich.
Wenn die private Nutzung der Emails erlaubt ist schon. Nur bei eben dieser
Stellvertretereinstellung wird von der einen Person an die andere eine automatische
Mail generiert und die muss auch akzeptiert werden und so mit ist dann das Einverständnis
gegeben und man muss niemandem mehr hinterher telefonieren!!!

Wenn jemand in den Urlaub geht und es wird eine Urlaubsvertretung bestimmt die
auch die Mails der im Urlaub befindlichen Person beantwortet bzw. bearbeitet und
deren Arbeit mit erledigt ist da nichts bedenklich dran, denn es zeugt nicht gerade
von Kundenfreundlichkeit wenn ein Kunde die Firma anschreibt, eine automatische
Rückmeldung erhält und darin aufgefordert wird Mitarbeiter X, Y oder Z noch einmal
anzuschreiben. So geht Kundefreundlichkeit eben nicht!

Jemand will _mir_ eine Mail schicken und die geht automatisch an den direkten
Vorgesetzten oder einen Kollegen weiter?
Anders herum wenn ich eine Mail verschicke und wissen möchte wie der Stand der
Dinge ist und es kümmert sich niemand darum und gerade noch bei Termingeschäften
ist der Kunde auch ganz schnell mal weg!

Ganz daneben.
Kommt nur auf die Branche an. Wenn wir das so mache wie Du es hier beschreibst
haben wir vor der Urlaubszeit 500t Tonnage am Tag und nach der Urlaubszeit nur
noch 20t Tonnage am Tag und können den Betrieb schließen!

Gruß
Dobby
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Mitglied: alf008
19.09.2014 um 16:17 Uhr
Also ich habe jetzt die Outlook Datei kopiert und auf meinem PC nach den Mails gesucht. das ganze ist im Beisein vom Betriebsrat passiert und wurde auch dokumentiert.
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