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GELÖST

Scan to folder

Frage Hardware Drucker und Scanner

Mitglied: Marius85

Marius85 (Level 1) - Jetzt verbinden

31.08.2010, aktualisiert 18.10.2012, 13433 Aufrufe, 16 Kommentare

Hallo zusammen!!!

Ich suche nach einer schnellen einfachen Scanner lösung:

Im Wareneingang sollen Wareneingänge gescannt und in die Verwaltung geschickt werden.
Für unsere Betrieblichen Mitarbeiter, soll es natürlich so leicht wie möglich gemacht werden.
D.h. Blatt auf´n Scanner, eine Taste drücken und dann muss das ding weg sein, die haben
da keine Zeit für lange klickerei.

Nur wie soll die Pdf vom Betrieb in die Verwaltung kommen?

Scan to Mail geht nicht, da unser E-Mail-System das nicht kann/will oder keine Ahnung, geht jedenfalls nicht.
Ich kann die Datei Scannen und dann als Anhang anhängen, aber das ist ja viel zu viel Arbeit.

Scan to folder wäre vielleicht ganz gut, auf dem Server wird ein Ordner eingerichtet, in diesen wird gescannt
und der Mitarbeiter in der Verwaltung kann regelmäßig reinschauen. Hört sich ganz gut an, leider wird mit Sicherheit
vergessen im Ordner F5 zum Aktualisieren zu drücken.

Schön wäre es also, wenn man dort eine Software einsetzten könnte, die in eine(n) Ordner/Software Scannt und die immer ein PopUp schaltet, sobald eine neue Datei im
Ordner ist.

Weiss da jemand Scanner, Software und Lösung meines Problems.

Die PDF-Dateien können nach Eintragung gelöscht werden, da die Papiere am nächsten Tag eh hier im Büro sind.

Mit freundlichen Grüßen
Mari85
Mitglied: goscho
31.08.2010 um 09:48 Uhr
Morgen Mari85,

das geht mit jedem besseren Netzerk-Multifunktionsgerät oder auch den guten Netzwerkscannern (Achtung, sind zumeist reine Einszugscanner).
Das habe ich mit einigen Samsung Laser-Mit freundlichen Grüßen eingerichtet (MultiXPress-Serie) und auch mit Canon-Scannern.
Allerdings richte ich eine Authentifizierung mit ein, weil die Geräte meist von unterschiedlichen Personen zu unterschiedlichen Zwecken genutzt werden (Scan-to-Mail, Scan-to-SMB, Scan-to-FTP).
Das ist vertretbar, seinen Namen + ein Kennwort einzutippen.
Scan to folder wäre vielleicht ganz gut, auf dem Server wird ein Ordner eingerichtet, in diesen wird gescannt
und der Mitarbeiter in der Verwaltung kann regelmäßig reinschauen. Hört sich ganz gut an, leider wird mit Sicherheit
vergessen im Ordner F5 zum Aktualisieren zu drücken.
Bessere Betriebssysteme aktualisieren die Explorerordner automatisch. Daher wird das auch erkannt.
Außerdem wäre auch nichts dabei, einem Mitarbeiter per Betriebsanweisung zu erklären alle X Minuten in einen bestimmten Ordner zu schauen, um eventuelle Dokumente zu bearbeiten.

Wenn es noch automatisierter gehen soll, dann hilft eine Dokumentenmanagement-Software, die eine Scanneranbindung hat.
Bei einem meiner Kunden läuft dieses Programm hier (als Zusatz zu seiner ERP):
http://www.inteba.de/de/loesungen/office/dokumentenmanagement
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Mitglied: Marius85
31.08.2010 um 09:55 Uhr
Wir verwenden Win-XP. Der Scanner im Betrieb soll nur dazu genutzt werden um Wareneingänge zu scannen. d.h. es kann sofort in einen ordner gescannt werden ohne MA-Authentifizierung, da dies eh nur von einem MA gemacht werden soll-

Die Möglichkeit besteht aber, "Blatt rein, Knopf am Scanner drücken und fertig" oder?
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Mitglied: em-pie
31.08.2010 um 10:02 Uhr
Hallo,

japp, grundlegend richtig:
- Blatt rein,
- Knopf drücken
- PDF im Ordner (Scan-to-SMB) oder Mail-Postfach (Scan-to-Mail) anschauen


Welche Preis-Kategorie ist angedacht, bzw existiert schon ein Gerät?
Habt Ihr eine "Vorliebe" für einen bestimmt Hersteller?

Falls nicht:
im Kopierer-Bereich kann ich Geräte von Konica-Minolta empfehlen, laufen sehr zuverlässig (auch als Drucker auf Terminalservern)
Im kleineren MFP Bereich wäre da Kyocera zu nennen. Wobei hier die Administrationsoberflächen der Geräte vielseitig und auf den ersten Blick mächtig erscheinen.

Preislich: fängt bei kleinem Geld an und hört bei sehr großem Geld auf (halt je nach Modell)
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Mitglied: bastla
31.08.2010, aktualisiert 18.10.2012
Hallo Marius85!
Schön wäre es also, wenn man dort eine Software einsetzten könnte, die in eine(n) Ordner/Software Scannt und die immer ein PopUp schaltet, sobald eine neue Datei im Ordner ist.
Etwas in der Art hatten wir im Beitrag Meldung bei hinzufügen einer Datei in den Ordner come ...

Grüße
bastla
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Mitglied: Karo
31.08.2010 um 10:08 Uhr
Moin,

klar gibt es sowas ... von jedem besseren Hersteller. Habe kürzlich sowas mit einem DEVELOP (http://www.develop.de) Gerät gemacht.

Was das refreshen betrifft gab es mal nen HF (KB873392)

Karo
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Mitglied: Gilneas
31.08.2010 um 10:09 Uhr
Sicher. Mit dem Canon DR2580 (ebenfalls Einzug, oder Durchzugsscanner) wird beispielsweise ein Jobtool mitgeliefert. Mit diesem kannst du drei Buttons auf dem Scanner belegen, die dann einen Scan anschmeißen, der nach Voreinstellung des Jobs läuft.
Das kann man sogar soweit treiben, dass gar nicht erst ein Knopf gedrückt werden muss, sondern einfach nur das Blatt in den wartenden Einzug gelegt werden muss, damit der Scan startet.

Kommt aber wie immer bei Scannern auf Einsatz und Blattdurchsatz an. Wenn ihr nur ein paar Eingangssachen pro Tag zu verbuchen habt kann ich dir den DR2580C ans Herz legen. Wartungsarm und Benutzerfreundlich. Einzugswalzen können durch die Benutzer per Klicken getauscht werden.
Die Software zwecks Popup wirst du selbst schreiben müssen, es sei denn du willst unsinnig viel Geld in eine Workflowsoftware investieren, die du dann nur zu einem kleinen Teil nutzt.
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Mitglied: Marius85
31.08.2010 um 10:13 Uhr
Geräte müssen von HP sein.

Scanner brauchen wir 2 Stück, sollten einfache Flachbrettscanner sein.
Preis = günstig, da ich nicht weiss wie lange die Geräte halten, da es bei uns im Betrieb SEHR dreckig ist.

Mir fällt gerade ein.

Scanner 1 = Scan in Einkauf
Scanner 2 = Scan in Abteilung Lagerwirtschaft.

Es sollte einfach extrem einfach sein, da die Lager-MA nie viel Zeit haben, also kontrollen müssen ausbleiben.
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Mitglied: DerWoWusste
31.08.2010 um 10:18 Uhr
Moin.
Ich hab dazu noch einen Praxisbericht: Wir nutzen Brother MFC Geräte, welche Scan-to-folder beherrschen und auch bedienfreundlich sind. Problem ist nur, wenn jemand mal die falsche Taste erwischt und scan to e-mail drückt, dann poppt am PC, auf dem die Scannersoftware eingerichtet ist, das Mailprogramm hoch - ein scan to file ist erst wieder möglich, wenn das Mailprogramm geschlossen wird. Dumm nur, wenn dieser PC nicht neben dem Scanner steht (wir haben mehrere Scanner).

Auf solche Tücken im Detail muss man achten, denn der Anwender merkt ja nicht einmal, dass er etwas verkehrt gemacht hat, der denkt nur, dass der Scanner mal wieder spinnt und schimpft auf die IT.
Die verantwortliche Software ist Brothers Control Center 3, die könnte ruhig besser einstellbar sein.
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Mitglied: Marius85
31.08.2010 um 10:21 Uhr
Mir fällt gerade noch ein, wie ist es wenn ich einen Flachbrettscanner habe, und z.B. 2-3 Seiten habe, die in einer PDF gespeichert werden soll?

Automatisches Aktualisieren von Ordnern, kann XP das?
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Mitglied: goscho
31.08.2010 um 10:30 Uhr
Morgen DerWoWusste,

diese Art solche Mit freundlichen Grüßens zu nutzen, lässt auf billigere Teile schließen (Software am PC poppt auf, nachdem Taste auf Gerät gedrückt).

Wer hier bessere Netzwerkgeräte einsetzt, der nutzt den vorhandenen Mailserver und keine Mapi-Schnittstelle und scannt auf ein Serverlaufwerk, ohne dass etwas aufpoppt.
Muss man denn immer poppen?

Die verantwortliche Software ist Brothers Control Center 3, die könnte ruhig besser einstellbar sein.
Gibt es vom Bruder keine besseren Teile, die das automatisch im Hintergrund (ohne Interaktion eines PC-Users) macht.
Ich richte dies mit den teuren Teilen von Samsung/Kyo/HP ein. Dort geht das (meist) viel besser.
Bei den größen Farb-Alleskönnern (ab 5000,- €) klappt das natürlich auch. Sind aber für diesen Thread ein kleines bischen oversized.

Geräte müssen von HP sein.
Das schränkt natürlich schon mal sehr ein.
Preis = günstig, da ich nicht weiss wie lange die Geräte halten, da es bei uns im Betrieb SEHR dreckig ist.
Das wird dann wohl nichts, billige Scanner, die automatisch ins LAN (SMB) scannen und dann viel Dreck abkönnen.
Es sollte einfach extrem einfach sein, da die Lager-MA nie viel Zeit haben, also kontrollen müssen ausbleiben.
Das die Bedienung solcher Geräte für Lagermitarbeiter sehr einfach zu halten ist, muss man nicht extra erklären.
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Mitglied: DerWoWusste
31.08.2010 um 10:35 Uhr
Ja, auch bei xp wird der Ordnerinhalt aktualisiert.
@goscho: Das Scannen an einen Ordner geht ja ohne Interaktion (es sei denn es kommt zum Papierstau, dann kommt wiederum auf dem Server ein Popup )
Ja, die Brotherteile die wir haben sind low-cost.
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Mitglied: goscho
31.08.2010 um 10:54 Uhr
Zitat von DerWoWusste:
@goscho: Das Scannen an einen Ordner geht ja ohne Interaktion (es sei denn es kommt zum Papierstau, dann kommt wiederum auf dem
Server ein Popup )
Das geht noch schlimmer. Ich werde bei Fehlern unserer Mit freundlichen Grüßens zugespammt mit tollen Meldungen per Mail, habe ich selbst eingeschaltet.
Normalerweise richtet man sowas für Leute ein, die man überhaupt nicht leiden kann. Ich fand halt keinen besseren in meinem Unternehmen.
Ja, die Brotherteile die wir haben sind low-cost.
C'est la vie.
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Mitglied: 93214
31.08.2010 um 13:06 Uhr
scan-to-folder klingt aber wegen der übersicht und des bearbeitungsstatus eher umständlich... scan-to-mail in einen öffentlichen ordner unter exchange-umgebung z.b. wäre der übersicht wegen eher angebracht... follow up als erledigt kennzeichnen und gut.
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Mitglied: mrtux
31.08.2010 um 13:49 Uhr
Hi !

Zitat von Marius85:
Geräte müssen von HP sein.

Schluck... :-P

Zitat von goscho:
C'est la vie.

Gegen die MFC-Geräte gibt es eigentlich nix negatives zu sagen. Bei dem Preis kann man kein Wunder erwarten. Ich habe auch schon mal "eines" installiert. Das älteste Gerät ist 9 Jahre alt, läuft noch wie am ersten Tag und wenn nicht ein superschlauer Mitarbeiter einen Papiersensor beim Entfernen eines Papierschnipsels (mit der Kombizange!) abgebrochen hätte, dann hätte das Gerät in dem Zeitraum nicht mal eine einzige Reparatur gebraucht....

Und ja, die Scan2Folder-Funktion klappt auch ohne dass irgendwelche Programme im Tray mitlaufen...

mrtux
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Mitglied: Gilneas
31.08.2010 um 18:23 Uhr
Zitat von Marius85:
Mir fällt gerade noch ein, wie ist es wenn ich einen Flachbrettscanner habe, und z.B. 2-3 Seiten habe, die in einer PDF
gespeichert werden soll?


Ich hab privat so nen schlicht-billigen Canon Lide 100 Scanner.
Da ist es so, dass du nach dem Scan einen Dialog bekommst, der danach fragt, ob er weitere Seiten hinzufügen soll, oder ob dein Pdf fertig ist.

Ich denke andere Treiber / Software muss / wird das ähnlich handeln müssen.
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Mitglied: adm-nick
02.09.2010 um 13:14 Uhr
Hi,

empfehlenswert für sowas kann ein DMS sein.
Durch das Scannen stößt du einen Workflow an, der Euch die Arbeit abnimmt.
Ausserdem hast Du Deine Belege gleich rechts- und revisionsicher archiviert und kannst Sie digital weiterbearbeiten --> Originale brauchst Du nicht mehr.

Wir machen sowas mit MFCs und dem DMS Docuware.
Scan-to-Folder in bestimmtes Ziel und der Rest geht automatisch!

Mit freundlichen Grüßen

Sebastian
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