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GELÖST

Exchange2003 Datenaufkommen waechst unermuedlich

Frage Microsoft Exchange Server

Mitglied: derhoeppi

derhoeppi (Level 2) - Jetzt verbinden

12.06.2008, aktualisiert 21:50 Uhr, 4254 Aufrufe, 7 Kommentare

Hallo Leute,

ich habe ein tierisch großes Problem. Der Exchange Server im Unternehmen stößt in naher Zukunft in ca. 6-8 Monaten an seine Festplattenkapazität. Man muss dazu sagen, dass der jetztige Exchange Server noch gar nicht so alt ist und erst letztes Jahr eingekauft wurde. Leider gibt es keine Postfachbeschränkungen, da die von den Chefs nicht gewünscht wird. Eigentlich ist auch nicht die Postfachbeschränkung schuld daran, sondern viele Mitarbeiter lassen ihre Mails im Posteingang, in den gelöschten Objekten oder bei gesendete Mails drin. Nun sammelt sich das ganze Jahr für Jahr an und die Mitarbeiter räumen nicht auf, so dass die Anfoderungen an Speicherplatz immer weiter wachsen. Da wir das nicht auf die schnelle eindämmen können suche ich nun nach einer Lösung, wie man Herr der Dinge werden kann, indem man EMails die älter als 2 Jahre sind, komprimieren kann bzw. archivieren kann, so dass Sie relativ schnell wieder hergestellt sind.
Kennt jemand von euch ein Tool, was EMail komprimieren bzw. Archivieren kann und das vielleicht direkt auf dem Exchange aufsetzt bzw. am Client installiert wird und die gleiche Arbeit verrichtet?

Mit freundlichen Grüßen
derhoeppi
Mitglied: HubertN
12.06.2008 um 17:38 Uhr
Moin

1. Was bringt es dir, wenn du die Mails aus der Datenbank holst und auf dem Server archivierst ??? Verbraucht auch Speicherplatz. Wenn du auf dem Client archivierts, fließen diese Daten zwangsläufig nicht in die Datensicherung.... In Outlook gibt es bekanntlich die Einstellung zur Autoarchivierung
2. Wenn 75GB Datenbankgröße nicht ausreichen, dann stellt sich für mich ohnehin die Frage, ob nicht eine zweiter Server angebracht wäre.
3. Bereingen der Postfächer von altem Müll (z.B. gelöschte Objekte), die die Benutzer aus sentimentalen Gründen über viele Jahre aufbewahren, lässt sich durch eine neue Empfänerrichtlinie auf dem Server ganz wunderbar zentral lösen.
4. Wenn es einfach nur der Plattenplatz ist, dann baue ein zusätzliches Festplattensystem ein und verschiebe die Datenbank.

Gruß

Hubert
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Mitglied: Jochem
12.06.2008 um 17:43 Uhr
Moin,
tja, das kenn ich zur Genüge: die Kollegen brauchen ihre Mails im "Gelöscht" Ordner auf jeden Fall noch. Abhilfe? Auf die sanfte Tour: keine.
Geht anscheinend nur mit der Keule. Sofern ihr Outlook als Mail-Client benutzt, gibt es da soo schöne Möglichkeiten, das Verhalten der User zu beinflussen. Eine Option heißt da
- [Bei Programmbeendigung Ordner "Gelöschte Objekte" leeren]
Eine andere
- [Elemente löschen, wenn älter als x Tage/Wochen/Monate]
oder auch
- [alte Elemente endgültig löschen]
Gern genommen auch die Archivierungsfunktion, alles zu finden im Bereich Extras - Optionen

Für die Archivierung/Komprimierung bietet sich ein Backup-Programm an, das auch Exchange Server (Postfächer) sichern kann, z. Bsp. Backup Exec oder CA ArcServe.

Gruß J chem
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Mitglied: geTuemII
12.06.2008 um 17:59 Uhr
gibt es keine Postfachbeschränkungen, da die von den Chefs nicht gewünscht wird.
Ich verstehe das Problem nicht. Wenn deine Chefs die Postfächer nicht beschränken wollen, sollen sie halt in Hardware investieren. Und bei der Gelegenheit sollten sie den Exchange auch gleich auf 2007 aufziegeln, sonnst könnte ihnen irgendwann die DB-Beschränkung Probleme bereiten. Achja, und ein Server, der die Performance hat, die DBs zu handeln, sollte auch noch drin sein.

Wie gesagt: ich verstehe es nicht.

geTuemII
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Mitglied: education
12.06.2008 um 19:16 Uhr
mal so neben bei gefragt. kann es sein das die firma noch nicht lange mit exchange arbeitet?

ist des typische problem :
erst die emails direkt abholen von popkonto die outlook.pst wächst auf 2gb nix geht mehr.. da ja die alten emails noch gebraucht werden

dann wird sich ein exchange angeschaft da ja das problem mit den 2gb nicht besteht irgend wann kommit der ans limit wird wieder geheult "wir brauchen doch die alten Emails"

sorry wie die vorschreiber schon gesagt haben .. chef überzeugen von den problem ihn klar machen wenn exchange nicht mehr geht ist polen offen. die mitarbeiter schulen wie man emails "archiviert"

den ich hab die erfahrung gemacht emails die älter als 1 jahr sind werden nicht mehr gelesen. und schon garnicht die gelöschten oder gesendeten da selbst wenn rechtlich was daraus zu schliesen ist es keine rechtskraft mehr hat (mahnung)
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Mitglied: filippg
12.06.2008 um 19:17 Uhr
Hallo,

die beste Lösung ist wohl die Einführung von Quotas. Bedeutet ja nciht, dass die Nutzer Elemente löschen müssen, sie können ja lokale PST-Files verwenden.
Wir haben einen Kunden, der das nicht will, weil damit das Backup schwieriger wird. Die Lösung hier: auf dem "primären Exchange" befinden sich die Postfächer mit relativ engen Quotas. Jeder Nutzer hat dann im Outlook aber noch ein Postfach auf einem anderen Exchange eingebunden, hier mit großzügigen Quotas. Auf dem können keinen Mails verschickt werden oder sonstiges, er dient nur als Archiv. Nutzer können Mails auf diesen verschieben. Der sekundäre braucht dann deutlich weniger Blech, muss nicht höchstverfügbar sein, ist relativ gut zu handhaben.


Gruß

Filipp
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Mitglied: derhoeppi
12.06.2008 um 20:19 Uhr
Hallo Leute,

wenn es nach unserer IT-Abteilung gehen würde, hätten wir schon längst Postfachbeschränkungen durchgesetzt. Da wir aber keinen Rückhalt vom Chef haben, werden wir das nicht machen. Leider bin ich in einem Unternehmen beschäftigt, wo auch EMails nach drei Jahren noch mal gelesen werden müssen, wobei die EMails die älter als zwei Jahre alt sind eher seltener gelesen werden. Des Weiteren gibt es wirklich Leute, die Mails aus dem Ordner gelöschte wieder hervor holen, weil Sie sie auf einmal brauchen, da etwas scheinbar unwichtiges auf einmal sehr wichtig ist.
Das Unternehmen arbeitet schon seit Ewigkeiten mit Exchange und bisher gab es auch keine Probleme bei der Anschaffung neuer Geräte usw., aber momentan nimmt es halt ungemein zu, dass sich Anlagen verschickt werden, die zum Teil auch etwas größer sind. Leider kann man da auch nicht beschränken, da einige große Datein auch wichtig für die Arbeit der Kollegen ist. Der Vorschlag vom Chef war, dass einer der IT Mitarbeiter bei jedem vorbei geht und die EMails persönlich archiviert und komprimiert. Eigentlich auch nicht schlecht nur ist dann ein Mitarbeiter mit nichts anderem mehr im Unternehmen beschäftigt - mal abgesehen davon, dass man Dinge zu sehen bekommt, die für einen IT-Mitarbeiter nicht gedacht sind. Deshalb meine Frage nach einer Server bzw. Clientlösung.

Mit freundlichen Grüßen
derhoeppi
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Mitglied: geTuemII
12.06.2008 um 21:50 Uhr
Hallo hoeppi,

wir müssen alle projektbezogenen Mail mit allen Anhängen (Gesamtgröße bis 20MB) vorhalten. Das kann man zb. so lösen: auf dem Server werden pro Projekt Öffentliche Ordner angelegt. Die Mitarbeiter verschieben die Mails in den entsprechenden Öffentlichen Ordner. Dort sind sie für alle anderen einsehbar. Nach Abschluß eines Projektes werden alle Mails aus dem Öffentlichen Ordner in eine PST geschoben und diese wird im normalen Datenordner des Projektes abgelegt. Wenn alle Projektdaten jederzeit zugreifbar sein müssen, sind damit auch die Mails im Zugriff, blockieren aber nicht mehr den Exchange. Die PST kann ja einfach aus Outlook heraus geöffnet werden.

Ein anderer Ansatz wäre der über die rechtssichere Archivierung, falls das sowieso ansteht. Dabei werden die Mails aus den Userpostfächern in das DMS übernommen.

geTuemII
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